Neues Nachweisgesetz: Arbeitgeber sollten ihre Arbeitsvertragsmuster prüfen

Der Gesetzgeber hat am 23. Juni 2022 ein überarbeitetes Nachweisgesetz verabschiedet: Arbeitgeber müssen jetzt all ihre Arbeitsvertragsmuster überprüfen und teilweise anpassen. Sonst drohen bei jedem Verstoß bis zu 2000 Euro Bußgeld. Die Änderungen gelten schon ab dem 1. August 2022.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen dasselbe Dokument eigenhändig unterschreiben.

picture alliance / ZB | Sascha Steinach)

STUTTGART. Das Nachweisgesetz zählt nicht unbedingt zu den bekanntesten Arbeitsgesetzen. Diese Richtlinie hat das Ziel, die Arbeitsbedingungen zu verbessern. Außerdem soll eine transparente und vorhersehbarere Beschäftigung sicher gestellt werden.

Die Umsetzung erfolgt über die Ausweitung der arbeitgeberseitigen Unterrichtungspflichten. Diese sind bereits im Nachweisgesetz (NachwG) geregelt, werden nun aber erweitert. Der Gesetzgeber hat am 23. Juni 2022 ein überarbeitetes NachwG verabschiedet: Arbeitgeber müssen jetzt all ihre Arbeitsvertragsmuster überprüfen und teilweise anpassen. Dabei gibt es etliche neue Regelungen. Bei jedem Verstoß drohen bis zu 2000 Euro Bußgeld – auch diese Sanktionsregelung gehört zu den Neuerungen. Die Änderungen gelten schon ab dem 1. August 2022.

Neben Vertragsanpassungen auch Informationsblätter zulässig

Für Unternehmen und auch die öffentliche Verwaltung stellt sich jetzt die spannende Frage, welche Auswirkungen die geplanten Änderungen haben. Müssen jetzt alle Arbeitsverträge geändert werden? Die Bundesregierung geht in der Gesetzesbegründung davon aus, dass nur rund zehn Prozent der deutschen Arbeitgeber ihre Vertragsmuster anpassen müssen. Es sind andere Möglichkeiten der Informationen vorgesehen, sodass Altverträge nicht geändert werden müssen. Neue Arbeitsverträge müssen allerdings überprüft und angepasst werden. Neben einer Vertragsanpassung ist es auch möglich, dem Arbeitnehmer ein Informationsblatt auszuhändigen, sodass die Aufklärungspflichten erfüllt werden.

Unternehmen müssen gut vorbereitet sein

Die Personalabteilungen müssen bis zum 1. August gut vorbereitet sein, um alle Sachverhaltskonstellationen ordnungsgemäß in ihren Verträgen abzubilden. Gerade in Unternehmen, die mit unterschiedlichen Vertragsmustern arbeiten, entsteht erheblicher Anpassungsbedarf. Die Arbeit von Personalabteilungen wird dadurch dennoch komplizierter – auch in der öffentlichen Verwaltung.  „Das Ganze ist mit noch mehr Bürokratie und Aufwand verbunden“, sagt Lidija Schwarz-Dalmatin, Referentin für den Bereich Personal, Europa und Organisation beim Gemeindetag Baden-Württemberg. Die Organisation hat vergangene Woche an die 1064 Mitglieder einen vom Kommunalen Arbeitgeberverband entworfenen Musterentwurf verschickt, der als Hilfestellung bei offenen Fragen dienen soll. „Die Personalabteilungen der Kommunen sind also nicht ganz blank und haben etwas, an dem sie sich orientieren können“, sagt Schwarz-Dalmatin.   

Gesetzgeber lässt elektronische Form beim NachwG nicht zu

Unternehmen waren schon jetzt verpflichtet, eine Vielzahl der wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen. Jetzt wird der Katalog an nachzuweisenden wesentlichen Vertragsbedingungen länger. Künftig sind unter anderem gesonderte Angaben zur Fälligkeit der einzelnen Vergütungsbestandteile nötig: zum Grundentgelt, zur Überstundenvergütung, Boni, Zulagen oder Sonderzahlungen.  Auch die Art der Auszahlung – ob diese bar oder bargeldlos erfolgt – ist aufzuführen. Erstaunlich bei der Neuregelung ist jedoch, dass im Zeitalter der Digitalisierung die wesentlichen Arbeitsbedingungen weiterhin schriftlich niederzulegen sind. Die elektronische Form bleibt gemäß § 2 Abs. 1 Satz 3 NachweisG ausgeschlossen.

Belastung für Kommunen noch offen

Die bisherige Regelung über den Ausschluss der elektronischen Form wurde beibehalten. Dadurch sind Unternehmen dazu gezwungen, zur Schriftform zurückzukehren, die in der Praxis oft nicht mehr eingehalten wurde. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen dasselbe Dokument eigenhändig unterschreiben.  Wenn also beispielsweise ein Unternehmen die wesentlichen Arbeitsbedingungen von Mitarbeitern mit einer qualifizierten elektronischen Signatur statt in Schriftform niederlegt, kann dies zu einem Bußgeld führen.

Lidija Schwarz-Dalmatin kann schwer einschätzen, welche Belastung das neue Nachweisgesetz für die öffentliche Verwaltung der Kommunen bedeuten wird: „Wir warten ab, was passiert, gehen aber davon aus, dass Kommunen, die bislang schon ihre wesentlichen Vertragsinhalte aufgeführt haben, die neue Regelung ohne Schwierigkeiten anpassen können.“

Quelle/Autor: Von Elke Rutschmann

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