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Open-Space-Büros: Wie Arbeitgeber Spannungsfeldern begegnen können

11.03.2020 
Redaktion
 

STUTTGART. Die jüngst veröffentlichten Ergebnisse einer Studie zeigen die Spannungsfelder, die sich beim Arbeiten in offen strukturierten Büros ergeben. Arbeitgeber können diesen begegnen, indem sie wissenschaftlichen Rat einholen oder erfahrene Planer beauftragen und die Mitarbeiter bei der nicht nur räumlichen Veränderung unterstützen.

Forschende des Projekts „Prägewelt“ haben untersucht, wie sich Open-Space-Büros auf Wohlbefinden und Arbeit auswirken. Neben der Universität Freiburg waren auch das Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) München und zwei Unternehmen beteiligt. Ziel war es, Ansätze für eine gesundheitsförderliche Gestaltung von Open-Space-Büros zu entwickeln und herauszufinden, welche Faktoren die Zufriedenheit der Beschäftigten beeinflussen, so Nick Kratzer vom ISF Müchen.

„Die allermeisten Befragten sehen sowohl Vor- als auch Nachteile“, sagt Wirtschaftspsychologin Cathrin Becker von der Universität Freiburg. Ein Viertel der Befragten sei hingegen sehr unzufrieden.

Landratsamt Bodenseekreis erstellte Konzept selbst

Die Vor- und Nachteile zeigten sich in drei Spannungsfeldern, die von Beschäftigten als belastend und herausfordernd erlebt werden. „Zum einen soll das Open-Space-Büro Kooperation fördern, aber auch konzentriertes Arbeiten ermöglichen. Es soll Offenheit durch Transparenz und Sichtbarkeit bieten, muss aber auch Vertraulichkeit erlauben“, erläutert Becker. Und es soll sowohl Flexibilität als auch Individualität gewährleisten.

Spannungsvoll waren auch die Erlebnisse der Beschäftigten des Landratsamts Bodenseekreis, das seine Büroflächen zwischen 2018 und 2019 neu geordnet hat. Das Konzept dafür wurde komplett selbst gemacht. „Die Nutzer reagierten eher unterschiedlich“, sagt Pressesprecher Robert Schwarz. Diejenigen, die zuvor schon beengt untergebracht waren, hätten die Veränderung begrüßt. „Die meisten waren anfänglich skeptisch, stimmungsmäßig schlug es dann mit der Umsetzung in Richtung Akzeptanz und vielfach auch Anerkennung von Verbesserungen um“, so Schwarz.

In Einzelfällen sei es aber auch zu Konflikten bis hin zu Krankschreibungen gekommen. Man dürfe die individuellen Empfindungen nicht unterschätzen, wenn sich jemand nach vielen Jahren in einer gewohnten Arbeitsumgebung plötzlich in einem Großraumbüro wiederfinde.

Die Wirkungen unterschiedlicher Umgebungssituationen und Arbeitsweisen auf die Leistungsfähigkeit, die Motivation und das Wohlbefinden von Büroarbeitern untersuchen 13 Wissenschaftler des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart. Dafür haben sie ein eigenes Labor zur Verfügung – das 720 Quadratmeter große Workspace Innovation Lab. Seit Mitte der 1990er-Jahre arbeitet das IAO am Thema Arbeitswelten in Laborumgebung. „Wir haben Projekte auf unterschiedlichen Ebenen, Forschungsprojekte als auch Beratungs- und Umsetzungsprojekte“, sagt Mitja Jurecic, Teamleiter Workspace Innovation beim IAO.

Auch die öffentliche Verwaltung nutzt die IAO-Forschung. Das Hochbauamt und die Stadtwerke der Stadt Karlsruhe, die Stadt Leinfelden-Echterdingen und das Landratsamt Böblingen ließen sich beim IAO beraten.

Beschäftigte benötigen Unterstützung und Autonomie

Von Projekten wie denen des IAO profitieren auch Planer wie die Architektin Petra Wörner aus Stuttgart: „Wir haben in der Praxis allerdings den Zwang, die bestmögliche Lösung mit einer begrenzten Fläche, der Mitarbeiterzahl und den örtlichen Gegebenheiten zu erreichen.“ Neben dem Höchstmaß an Qualität setzt sie auf die Nachbereitung vor Ort. „Nach sechs bis zwölf Monaten sind Beschäftigte vom Open Space überzeugt“, sagt sie.

Auch der Arbeitgeber ist gefragt, wenn die Büroneuordnung gelingen soll. „Der Umgang mit dem Open Space ist nicht allein eine Frage des Verhaltens oder von Verhaltensregeln, die Organisation muss entsprechende Lernprozesse unterstützen“, erläutert Becker. So müssten ausreichend Raumoptionen zur Verfügung stehen und die Beschäftigten auch die Autonomie haben, diese individuell zu nutzen.

Ein positives Fazit zieht Pressesprecher Schwarz: „Einige Abteilungen haben diesen Veränderungsprozess dafür genutzt, in einen konstruktiven Austausch zu treten. Das war am Ende dann richtiges Teambuilding. Das sieht man, wenn man deren gut strukturierten Bürobereich betritt, und das spürt man auch atmosphärisch.“

Open-Space-Arbeitswelten sind durchgängige Büros mit verschiedenen Raumzonen oder Räumen, die für unterschiedliche Anforderungen wie konzentriertes Arbeiten, Teamarbeit, Besprechungen oder als Rückzugsorte genutzt werden können. Offene Raumstrukturen, Einteilung in Zonen, flexible Möblierung und Akustik sind Aspekte, die besonders wichtig sind.


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