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Ein moderiertes Gespräch soll Erfahrungen weitergeben

08.10.2019 
Redaktion
 
In Herrenberg gibt es einen Leitfaden, der dazu dient, den Wissenstransfer sicherzustellen. Foto: Stadt Herrenberg

Foto: Stadt Herrenberg

HERRENBERG. Erfahrungswissen für die Nachfolge nutzbar machen: Die Stadt Herrenberg gestaltet Stellenübergaben mittels eines moderierten Wissenstransfergesprächs. Das bringt Struktur in den Stabwechsel. Denn was dem bisherigen Stelleninhaber selbstverständlich scheint, ist für den neuen Mitarbeiter wertvolles Startkapital.

Stellenübergaben mit Tiefgang: Damit der neue Stelleninhaber von möglichst viel Wissen und Erfahrung des bisherigen Mitarbeiters profitiert, werden in der Stadtverwaltung von Herrenberg moderierte Wissenstransfergespräche geführt. „Wir möchten die Weitergabe von Wissen bei Stellenwechseln strukturieren und als ein Moment der Verwaltungsentwicklung nutzen“, erklärt Anja Sobkowiak, die Leiterin der Personalabteilung der Stadt.

Gemeinsam mit ihrer Kollegin Ines Böttcher von der Abteilung Beteiligung und Engagement hat sie das „Herrenberger Modell des Wissenstransfers“ entwickelt. Das ist ein Leitfaden, der dazu dient, dem zukünftigen Stelleninhaber einen möglichst kompletten Überblick über seine Stelle zu vermitteln.

„Herrenberger Modell des Wissenstransfers“

Dass bisheriger und zukünftiger Stelleninhaber über einige Wochen parallel zusammenarbeiten, ist eher selten. Ein Übergabegespräch darf aber nicht mit der einfachen Benennung von Arbeitsfeldern und der Erklärung „Der Rest steht im grünen Ordner unten links“ nach 25 Minuten enden. Denn meist stehen die informellen Dinge, die zum Erfolg gehören, da eben nicht. Aber sie sind für den zukünftigen Stelleninhaber wesentlich: Wie wurden Aufgabenstellungen gelöst? Welche Verfahrensdokumentation gibt es dazu? Wer ist Ansprechpartner?

Um diese Kenntnisse vom bisherigen Stelleninhaber zu erhalten, hat sich das moderierte Wissenstransfergespräch in Herrenberg bewährt. „Mindestens zwei halbe Arbeitstage sollten sich die Beteiligten dafür Zeit nehmen“, sagt Böttcher. Ein solches Gespräch ist in fünf Phasen eingeteilt.

Stelleninhaber vermittelt, welche Kompetenzen für seine Aufgaben wichtig sind

Die erste Gesprächsphase ist von der Erstellung eines „Wissensbaums“ bestimmt. „Viele wollen ihr Expertenwissen erstmal gar nicht weitergeben“, sagt Sobkowiak. „Doch mit dem Wissensbaum lässt sich das Eis brechen. Denn der Stelleninhaber lässt sein eigenes Berufsleben nochmals Revue passieren.“ Das beginnt mit der Wurzel – den Vorkenntnissen, der Ausbildung, der Berufserfahrung und Weiterbildungen. Den Stamm bilden die für die Stellenausübung wichtigen Kompetenzfelder, die Krone spiegelt die aktuellen Tätigkeitsfelder wider.

In der zweiten Phase vermittelt der Stelleninhaber, welche Kompetenzen für seine Aufgaben wichtig sind: Das reicht vom Fachwissen über das angewandte Dokumentenmanagementsystem bis hin zu den Soft Skills. Gleichzeitig zeigt sich dem zukünftigen Stelleninhaber, in welchen Bereichen er für sich Schulungs- oder Weiterbildungsbedarf sieht.

Mitarbeiter schneller einarbeiten und Arbeitsweise optimieren

Die dritte Gesprächsphase ist davon bestimmt, Aufgaben-Mindmaps zu erstellen. Das moderierte Gespräch ermöglicht hier, sehr detailgenau die jeweilige Aufgabe und ihre Bearbeitung darzustellen. „Das ist die Grundlage, auf der sich der neue Stelleninhaber dann weiter einarbeiten kann“, so Sobkowiak. „Wir gehen konkret auf Arbeitsprozesse ein – auch um sie abzubilden und eventuell zu optimieren.“

Phase vier ist für Führungskräfte relevant: Denn hier wird eine Führungs-Mindmap abgebildet. Was erwarten Mitarbeiter vom Amtsleiter, wie dürfen sie Themen adressieren? Diese Kenntnisse helfen dem Nachfolger – nicht, um die Dinge gleich zu handhaben, sondern um Reaktionen seiner Mitarbeiter einordnen zu können, wenn er Abläufe verändern möchte.

In der abschließenden fünften Phase steht die Stelle selbst im Fokus: Welche Projekte wurden angestoßen, was steht in der Zukunft an, welche Schwerpunkte könnten für eine erfolgreiche Einarbeitung wichtig sein? „Durch das strukturierte Wissensmanagement minimieren wir den Wissensverlust bei Personalwechseln“, so Sobkowiak. „Wir können Mitarbeiter schneller einarbeiten – und verbessern gleichzeitig die Arbeitsweise.“

Wissensmanagement muss zur Verwaltung passen
Erfahrungen und Kenntnisse langjähriger Mitarbeiter sind für die Verwaltung von eminenter Bedeutung. Das haben viele Kommunen erkannt. Doch mit Schema F ist es nicht getan, das Wissensmanagement muss zur gelebten Verwaltung passen. In Herrenberg will man den Wissenstransfer für unterschiedliche Konstellationen ausbauen: Wenn keine Übergabe stattfinden kann, oder als „Zwischendokumentation“, um Wissen zu sichern, solange der Mitarbeiter da ist

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