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Wie man Mitarbeitern den ersten Arbeitstag erleichtert

09.12.2019 
Redaktion
 

BIBERACH AN DER RISS/MANNHEIM. Von einem erfolgreichen Onboarding-Prozess kann nicht nur der neue Mitarbeiter profitieren, sondern auch der Arbeitgeber. Die Städte Biberach an der Riß und Mannheim versuchen ihren Mitarbeitern mit zahlreichen Maßnahmen, den Start zu erleichtern.

Neuer Chef, neue Kollegen, neues Arbeitsumfeld: Es gibt viele Gründe für einen Arbeitnehmer am ersten Tag aufgeregt zu sein. Informationen seitens des Arbeitgebers können dem neuen Mitarbeiter helfen, sich in der Anfangszeit zurechtzufinden. Doch einer Studie von Stepstone zufolge erhält nur rund ein Drittel der Befragten vorab Informationen zum Ablauf des ersten Tages. Dabei können Personalverantwortliche die Phasen des Onboardings, also des Eingliederns in das Unternehmen, für sich nutzen und den Mitarbeiter so bereits frühzeitig an sich binden.

Die Stadt Biberach an der Riß zum Beispiel gliedert das Onboarding in drei Phasen, wie aus einem Leitfaden für Mitarbeiter hervorgeht. Diesen würden all jene Mitarbeiter bekommen, die „sich auf neue Kollegen freuen dürfen“, erklärt Andrea Appel, Amtsleiterin und Pressesprecherin der Stadt. Sie sollen mit dem Leitfaden „dafür sensibilisiert werden“, worauf zu achten ist und was vorbereitet werden muss, so Appel.

Arbeitgeber stellt Informationen zusammen und bereitet den Arbeitsplatz vor

In der ersten Phase des Onboardings ist vor allem der Arbeitgeber gefragt. In Biberach an der Riß stellt der Verantwortliche dem neuen Mitarbeiter die wichtigsten Informationen zusammen, lässt den Arbeitsplatz vorbereiten und es wird ein Pate festgelegt. Wer für welche Aufgabe zuständig ist, ist im Leitfaden beschrieben.

So hat das Fachamt beispielsweise unter anderem die Aufgabe dem neuen Mitarbeiter neben der Kontaktaufnahme und dem Erstellen von einem Einarbeitungsplan „als kleine Aufmerksamkeit“ einen Blumenstrauß oder eine Pflanze zu kaufen. Das Sachgebiet Personal ist dafür zuständig, dem neuen Mitarbeiter mit einem Foto im Intranet vorzustellen und ihm eine Informationsmappe zusammenzustellen.

Statt der klassischen Mappe schickt die Stadt Mannheim ihren neuen Mitarbeitern, zusammen mit dem Einstellungsschreiben und dem Arbeitsvertrag, einen USB-Datenträger zu, indem Informationen über den Arbeitgeber zu finden sind, erklärt Kai Kotscha, Abteilungsleiter Interner Service und Veranstaltungsmanagement.

Von Mitarbeiterangeboten wie das Job-Ticket, das Gesundheitsmanagement und Fortbildungen über die Strategie der Stadtverwaltung sowie wichtige Ansprechpartner: All das können die neuen Mitarbeiter auf dem USB-Stick finden.

Im Idealfall hat der Arbeitnehmer am ersten Tag auch ein funktionierendes Arbeitsumfeld. „Für den ersten Arbeitstag werden IT-Kennungen und Postfächer im Voraus beantragt, dass diese zum Arbeitsbeginn zur Verfügung stehen“, sagt Kotscha.

In der zweiten Phase wird der neue Mitarbeiter begrüßt

Für die Online-Jobplattform Stepstone geht die erste Phase bereits mit der Vertragsunterschrift los. Eine transparente Kommunikation und die Möglichkeit, sich jederzeit bei der Personalabteilung oder dem neuen Chef melden zu können, schwäche Ängste und Nervosität deutlich ab. Die zweite Phase ist die Begrüßung des neuen Mitarbeiters. Dieser soll am ersten Tag erst einmal ankommen und sich in der Dienststelle zurechtfinden, indem sie vom Vorgesetzten begrüßt, den Kollegen und Paten vorgestellt werden.

So verfährt auch die Stadt Mannheim, wo der neue Mitarbeiter von direkten Vorgesetzten begrüßt wird und dann durch ihn „beziehungsweise durch Kollegen in das neue Aufgabengebiet eingewiesen wird“, so Kotscha.

In der dritten Phase eines Onboardingprozesses geht es darum die neue Arbeitskraft fachlich einzuarbeiten und auch sozial zu integrieren. Im Leitfaden der Stadt Biberach an der Riß steht, dass es während der Einarbeitung wichtig sei, den Mitarbeiter zu begleiten und Feedback zu geben.

Einarbeitungspläne und Feedbackgespräche sind von Bedeutung

Kotscha erklärt, dass die Stadt Mannheim für Führungskräfte ein spezielles Einarbeitungsprogramm entwickelt habe. „Hierzu gehören neben einem funktionsbezogenen individuellen Einarbeitungsplan auch strukturierte Feedback- und Einarbeitungsgespräche“.

Die Autoren von Stepstone „Recruiting Insights“ messen dem Aspekt der Wertschätzung seitens des Arbeitgebers eine große Bedeutung zu. So sind sie der Meinung, dass die Wertschätzung der eigenen Arbeit ein entscheidender Faktor sei, seinem Arbeitgeber treu zu bleiben. „Führungskräfte sollten daher regelmäßig Zeichen der Anerkennung in den beruflichen Alltag integrieren. Auch eine gute Arbeitsatmosphäre sei Fachkräften wichtig, damit sie sich in ihrem Job wohlfühlen. Dazu gehöre neben der guten Beziehung zu den Kollegen auch das gute Verhältnis zum Chef eine Rolle.

Paten können den neuen Mitarbeitern helfen

Um den neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, stellen die Städte Biberach und Mannheim ihren neuen Mitarbeitern Paten an die Seite. Kotscha ist der Meinung, dass die Patenschaft die Arbeitszufriedenheit erhöhe und den Einstieg erleichtere. Der Pate führe beispielsweise durch die Dienststellen, stelle wichtige Ansprechpartner vor, gebe einen Überblick über Zuständigkeiten und die Unternehmenskultur.

In Biberach an der Riß übernimmt er sogar die fachliche Einarbeitung und fördert die soziale Integration in die Verwaltung. Theoretisch könne jeder Pate werden, so Appel. „Die Paten sind Beschäftigte der jeweiligen Ämter und werden auch von den Fachämtern je nach zu besetzender Stelle ausgewählt“.

Neben dem Patenprogramm veranstaltet Mannheim im halbjährlichen Turnus einen Informationstag sowohl für neue Mitarbeiter als auch für Wiedereinsteiger an. Bei den Treffen sollen sich die Mitarbeiter vernetzen und einen Einblick in arbeitsspezifische Themen wie Arbeitsvertrag, Personalvertretung und Gemeinderat erhalten. Der Tag endet bei einem gemeinsamen Stadtverwaltungsrundgang.

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