Dokumentation: Nur was nachvollziehbar niedergelegt ist, kann bestehen!

Der öffentliche Auftraggeber ist verpflichtet das gesamte Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform zu dokumentieren, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist, § 8 Abs. 1 VgV.

Was muss dokumentiert werden?

Die Dokumentationspflicht erstreckt sich nicht nur auf den formalen Verfahrensablauf sondern auch auf die Maßnahmen, Feststellungen und Begründungen der einzelnen Entscheidungen. Dabei sollen die einzelnen Verfahrensschritte ebenso dokumentiert werden, wie die Kommunikation mit den Beteiligten und insbesondere auch die Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag (§ 8 Abs. 2 VgV).

Gerade die Auswahlentscheidung des Auftraggebers darf dabei nicht nur formelhaft begründet werden, sondern muss eindeutig erkennen lassen, warum ein bestimmter Bewerber ausgeschlossen oder nicht berücksichtigt wurde. Der Vergabevermerk kann die getroffene Entscheidung nur nachvollziehbar machen, wenn auch die Gründe für die Auswahl eines Bieters festgehalten werden. Lässt sich aus der Vergabeakte nicht feststellen, wer genau die Wertung wann und auf welcher Grundlage und anhand welcher (Unter-)Kriterien vorgenommen hat, sind die Aufzeichnungen nicht transparent und die Dokumentationspflicht wurde verletzt (VK Brandenburg, VPR 2018, 241).

Nicht nur im Hinblick auf Wertungsschemas, bei denen Punkte zu Noten umgerechnet werden, ist es wichtig, durch eingehende Dokumentation des Wertungsprozesses dem Vorwurf einer nicht hinreichend transparenten Vergabe zu begegnen (BGH, VPR 2017, 121).

Je größer der Beurteilungsspielraum des Auftraggeber, desto wichtiger ist eine detaillierte, saubere Dokumentation der Bewertung (z. B. bei Konzeptbewertung). Es muss nachvollziehbar sein, welche qualitativen Eigenschaften der Angebote mit welchem Gewicht in die Benotung eingegangen sind (VK Westfalen, VPR 2018, 121).

Wie und wann muss dokumentiert werden?

Sämtliche Entscheidungsschritte sind fortlaufend in einem jeweiligen Vergabevermerk in Textform festzuhalten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Dokumentation in einem zusammenhängenden Vergabevermerk erfolgen muss. Der Vermerk darf auch aus mehreren Teilen bestehen. Wichtig ist im Ergebnis nur, dass das Verfahren lückenlos und eindeutig nachvollziehbar in der Vergabeakte niedergelegt wird (VK Lüneburg, Beschluss vom 02.08.2018 – VgK-29/2018).

Was prüft die Vergabekammer?

Die Nachprüfung bezieht sich darauf, ob der Auftraggeber den vorgeschriebenen Verfahrensablauf eingehalten hat und insbesondere bei der Wertungsentscheidung von einem zutreffenden und vollständig ermittelten Sachverhalt ausgegangen ist, keine willkürlichen oder sonstigen nicht nachvollziehbaren Erwägungen eingeflossen sind und einzelne Wertungsgesichtspunkte objektiv nicht fehlgewichtet wurden.

Ist die Dokumentation lückenhaft, kann der Auftraggeber noch versuchen, die Dokumentationsmängel im laufenden Nachprüfungsverfahren zu heilen. Allerdings ist dies nur möglich, soweit keine Manipulationsgefahr besteht (VK Westfalen, VPR 2018, 1039).

Verbleibende Dokumentationsmängel führen dazu, dass das Vergabeverfahren ab dem Zeitpunkt, in dem die Dokumentation unzureichend ist, fehlerbehaftet und in diesem Umfang zu wiederholen ist (VK Brandenburg, VPR 2018, 241).

Über den Autor: 

Melina Eberts, LL.M. ist Rechtsanwältin in Heppenheim mit den Schwerpunkten Arbeitsrecht und Bau- & Immobilienrecht. Sie berät ihre Mandanten insbesondere bei der Vertragsgestaltung und Vertragsabwicklung. Als freie Mitarbeiterin unterstützt sie die Redaktion von „ibr-online“ und „vpr-online“ und ist Ansprechpartnerin für das Vergaberecht. Dabei bereitet sie aktuelle gerichtliche Entscheidungen auf und betreut die Online-Dienste, sowie die zweimonatlich erscheinende Zeitschrift „VPR – Vergabepraxis & -recht“. 

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