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Flexible Arbeitsformen

Verwaltung setzt auf neue Raumkonzepte und flexible Arbeitsformen

Wie kann man den steigenden Bedarf an hybrider Zusammenarbeit und neue Formen der Bürgeraktion unterstützen? In Waiblingen gab es erstmals eine Veranstaltung von der öffentlichen Verwaltung für die öffentliche Verwaltung, um sich auszutauschen und neue Arbeitsmodelle vorzustellen.

In Waiblingen tauschten sich Vertreter von Landkreisen und Landkreistag aus.

Maximilian Schwarz/Drees & Sommer)

Waiblingen. So etwas gab es in dieser Form wohl noch nicht: Der Landkreistag lud zusammen mit fünf Landratsämtern zu einem Austausch und zur Vor-Ort-Besichtigung von neuen umgesetzten Ideen nach Waiblingen ein. Dabei ging es vor allem darum, wie die Entwicklung von Raum- und Nutzungskonzepten und wie hybride Zusammenarbeit gelingenkönnen, um Bürgerinteraktion oder neue Mobilitätskonzepte für Mitarbeitende.

„Es ist wichtig, dass sich unsere Mitarbeiter als Teil der öffentlichen Verwaltung fühlen, so wie dies auch die Mitarbeiter bei Kärcher oder Stihl in ihrer Firma empfinden“, sagte Landrat Richard Sigel (parteilos) vom Rems-Murr-Kreis. Dazu gehöre auch die Arbeitsumgebung. In Waiblingen etwa wird derzeit das Landratsamt stufenweise „für über 100 Millionen Euro saniert und neu geordnet“, betont der Verwaltungschef.

Moderne Arbeitsstrukturen in der Landkreisverwaltung

Aus bisher zehn Standorten sollen künftig nur noch zwei werden, so sollen Synergien besser genutzt werden. Dazu wurde eine Gesamtimmobilienkonzeption erstellt mit dem Ziel, die Landkreisverwaltung bis 2030 klimaneutral und mit modernen Arbeitsstrukturen zu gestalten. Es wird viel in Hybridbauweise mit sehr viel Holz gearbeitet und damit der CO2-Ausstoß verringert.

Ein Drei-Zonen-Konzept soll künftig die Interaktion mit den Bürgern verbessern, in dem es einen öffentlichen Bereich, einen halböffentlichen und einen rein internen Bereich geben wird, sagt Finanzdezernent Peter Schäfer. Das Gebäude werde dadurch an den Abläufen ausgerichtet, sagt Landrat Sigel. Die Stadt Freiburg hat bereits Interesse an einer Übertragung des Waiblinger Modells bekundet.

Schmuckstück ist auch die große Fahrradtiefgarage mit Umkleidezimmer und Dusche. „Wir wollen alle dazu motivieren, mit dem Rad zu fahren“, sagen die Projektleiterinnen Anika Fritz und Tamara Brütsch. „Man braucht gute Ideen, um es auch finanzieren zu können, hier geht man ganz neue Wege“, lobte der Finanzdezernent des Landkreistags, Bernd Klee, das Waiblinger Modell.

Auch im Schwarzwald-Baar-Kreis wurden neue Ideen umgesetzt „und das Kreisjugendamt neu gedacht“, erzählt deren Leiterin Silke Zube. Ziel war es, neue Arbeitsplatzformen zu kreieren, „entstanden ist ein Open-Space-Konzept“, so Zube. Dieses beinhaltet unter anderem, dass die Mitarbeiter zwei Tage im Homeoffice arbeiten können und Büros und Parkplätze geteilt werden.

„Auch ich habe kein Einzelbüro mehr und will das auch nicht mehr haben“, sagt Zube. Außerdem wurden Rückzugsräume und Besprechungsinseln geschaffen. „Die Vorteile sind jetzt, dass wir kürzere Abstimmungswege haben, die Teamstruktur und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert wurde“, sagt Zube.

Auch Anja Kahle aus Ravensburg hat kein eigenes Büro mehr und teilt sich dies mit anderen Kolleginnen und Kollegen. Sie arbeitet im Bereich Organisationsentwicklung, Personal und Kultur im dortigen Landratsamt und lobt den Mix aus Präsenz, Homeoffice und mobilem Arbeiten, der inzwischen praktiziert wird.

„Zum mobilen Arbeiten gehört auch die Arbeit im Zug“, sagt Kahle. Dies betreffe Mitarbeiter, die zu Besichtigungen fahren müssen und anschließend während der Rückfahrt ihre Berichte schreiben. „Und dazu müssen sie dann auch nicht extra zurück ins Landratsamt fahren“, betont die Personalerin. „Sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter finden die vor über einem Jahr getroffene Regelung gut“, sagt Kahle.

Künstliche Intelligenz kann die komplexe Arbeit erleichtern

Zu einer modernen Verwaltung gehört nach Ansicht von Herbert Schuster auch das Arbeiten mit Künstlicher Intelligenz. „Das System KI kann zwar eine Bedrohung, aber auch eine Erleichterung sein. KI hat jedenfalls den Ansatz dafür, bei einer immer komplexer werdenden Arbeit Lösungen zu bieten“, sagt der Professor an der Fachhochschule des Mittelstands und Amtsleiter IT und Digitalisierung im Landkreis Waldshut.

„Mensch-Raum-Technologie ist das Zukunftsthema, bei dem es letztlich um die Verbesserung der Zusammenarbeit geht“, sagt Sven Mylius vom Planungs- und Beratungsbüro Drees & Sommer, das den Tag mitveranstaltet hat. Die intensiven Diskussionen während des Veranstaltungstages hätten gezeigt, dass das ‚Werkzeug Raum‘ „ein wesentlicher und mittlerweile sehr bewusster Baustein in der Arbeitswelt der öffentlichen Verwaltung ist“, betont Mylius.

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