Arbeitsbescheinigung nur noch digital

STUTTGART . Bereits seit Anfang 2023 müssen Arbeitgeber Arbeits- sowie Nebeneinkommensbescheinigungen digital an die Arbeitsagenturen übermitteln. Das schreibt das Verfahren „Bescheinigungen elektronisch annehmen“ (BEA) vor.

Obwohl die Pflicht bereits ein Jahr besteht, wurden zuletzt noch rund ein Viertel der entsprechenden Bescheinigungen von den Arbeitgebern in Papierform übermittelt. Dies teilt die Industrie- und Handelskammer Region Stuttgart mit. „Doch die Übermittlung auf anderem Wege, also etwa in Papierform oder als PDF per E-Mail, ist nicht mehr zulässig und stellt zudem rechtlich eine Ordnungswidrigkeit dar“, warnt die Kammer.

BEA-Verfahren soll Kosten und Zeit sparen

Das BEA-Verfahren soll die Kosten für Erstellung, Druck und Versand von Papierbescheinigungen bei den Unternehmen reduzieren und auch Zeit sparen, weil dabei weniger Rückfragen seitens der Arbeitsagentur zu erwarten sind. Doch offensichtlich sind viele Arbeitgeber zögerlich bei der Umsetzung. Eine Arbeitsbescheinigung muss ausgestellt und an die Agentur für Arbeit übersandt werden, wenn ein Beschäftigungsverhältnis beendet wird. Gleiches gilt für die Nebeneinkommensbescheinigung. Sie ist erforderlich, wenn eine Person, die Arbeitslosengeld I oder ALG II bezieht, ein Nebeneinkommen mit weniger als 15 Stunden in der Woche erzielt. Die jeweilige Bescheinigung kann vom Beschäftigten selbst oder von der Arbeitsagentur angefordert werden. Das BEA-Verfahren kennt keine Ausnahmen. Es gilt für alle Arbeitsverhältnisse und unabhängig von Größe oder Branche der Unternehmen.

Die digitale Übermittlung per BEA ist schon seit dem Jahr 2014 auf freiwilliger Basis möglich. Nun müssen sich alle Arbeitgeber verpflichtend auf die neue Vorgehensweise einstellen. Die Nichtbeachtung könne auch ein Bußgeld nach sich ziehen, erklärt Dennis Bachmann von der Presseabteilung der Arbeitsagentur-Regionaldirektion in Stuttgart.

Software zur Gehaltsabrechnung verfügt über BEA-Funktionalität

Doch es gibt Hilfe. Mittlerweile verfügen viele Softwaresysteme zur Gehaltsabrechnung über entsprechende BEA-Funktionalität. Alternativ kann auch das SV-Meldeportal kostenlos zur Erstellung und Übermittlung genutzt werden.