Frühzeitige Urlaubsplanung kann Konflikte abmildern

STUTTGART. „Der Arbeitgeber darf eine verbindliche Urlaubsplanung verlangen“, sagt Finn Streich, Rechtsanwalt bei der Kanzlei Streich & Kollegen in Stuttgart. Und schon das, sorgt manchmal für Reibereien. Konflikte rund ums Thema Urlaub spielen bei Streich wie bei allen Anwälten, die sich mit Arbeitsrecht befassen, eine wichtige Rolle.

Denn es ist eben immer wieder strittig, welche Rechte ein Arbeitgeber und welche ein Mitarbeiter hat, wenn es um die Erholungspausen vom Arbeitsalltag geht. Eine frühzeitige Planung kann eigentlich Konflikte reduzieren. „Wird ein Urlaubswunsch allerdings verspätet eingereicht, hat dies nicht eine Abmahnung zur Folge“, erläutert Streich. Es könne aber durchaus dazu führen, dass ein bestimmter Wunschtermin für Urlaub nicht mehr gewährt werden kann. Das kann wiederum zu Frust und Streit im Betrieb führen.

Expertin: Faire Lösung im Sinne der gesamten Firma möglich

Beim Thema Urlaub, wird es schnell emotional und Streit eskaliert rasch, wenn sich Pläne für die arbeitsfreie Zeit nicht erfüllen, wie geplant. Deswegen sollten Unternehmer und Führungskräfte die Sache keinesfalls auf die leichter Schulter nehmen, sondern sie mit Ernst und Engagement angehen. „Mit guter Organisation und ausreichendem Know-How zu den Rechten und Pflichten bei der Planung kann es Arbeitgebern gelingen, eine faire Lösung im Sinne des gesamten Unternehmens zu finden, auch wenn nicht aller individuellen Wünsche erfüllt werden können“, erklärt Sandy Lanuschny vom Softwarehersteller Papershift in Karlsruhe, der sich auf Dienstplanungs- und Zeiterfassungssysteme spezialisiert hat.

Auch Lanuschny hebt hervor: Eine frühzeitige Planung ist hilfreich, auch wenn manche im Team sich gegängelt und gedrängt fühlen können, weil sie sich frühzeitig festlegen sollen. Doch die Vorteile überwögen, betont sie.

Das Prinzip: Wer zuerst kommt − hier mit seinen Urlaubswünschen − , mahlt zuerst, ist leicht zu verstehen und wird gemeinhin als fair akzeptiert. „Sollten bezüglich der Urlaubswünsche Probleme oder Konflikte unter den Mitarbeitenden auftreten, bleibt dann genügend Zeit, um diese zu klären“, argumentiert Sandy Lanuschny.

Expertin rät zur Transparenz und einheitlichen Regeln

Zweiter wichtiger Tipp für eine möglichst reibungslose Urlaubsplanung: Der Betrieb beziehungsweise der Vorgesetzte sollte für Transparenz und klare Regeln sorgen. „Die Vorgaben zur Urlaubsplanung müssen für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten, verständlich sein und breit kommuniziert werden“, rät die Expertin.

Das betrifft insbesondere, welche Faktoren eine Rolle spielen, wenn für eine bestimmte Periode nicht alle Wünsche zugleich erfüllt werden können. „Denn soziale Kriterien sind laut Bundesurlaubsgesetz zu berücksichtigen“, sagt Arbeitsrechtler Streich. Typischerweise spielen hier schulpflichtige Kinder eine Rolle, wenn es um Urlaub während der Schulferien geht. Aber auch Lebensalter, Dienstalter, Urlaubsoptionen des Partners und gesundheitliche Aspekt können einbezogen werden.

Wenn dies allen Beteiligten vorab klar gemacht wird, im Idealfall mit Gewichtung, werden Entscheidungen nachvollziehbarer. Generell kann sich ein Überblick über die einschlägigen gesetzlichen, tarifvertraglichen und arbeitsvertraglichen Bestimmungen für Mitarbeiter lohnen, zusammen mit einer Checkliste, wie bezüglich Urlaub zu verfahren ist. Dies könne in einem Infoblatt oder Eintrag im Intranet für die gesamte Belegschaft zusammengefasst werden, schlagen die Experten vor.

Übergabegespräche minimieren Informationsverluste

Dritter wichtiger Tipp − und zugleich ein Aspekt, der oft vernachlässigt wird: Die Vertretung während des Urlaubs muss geklärt sein. Denn für alle Beteiligten ist es ärgerlich, wenn Arbeit liegen bleibt, sich über Tage oder Wochen auftürmt und nach dem Urlaub den Rückkehrer gleichsam erschlägt. Das ist der Qualität der Arbeitsergebnisse meist nicht zuträglich. „Für eine strukturierte Urlaubsvertretung kommen verschiedene Optionen in Frage“, erklärt Lanuschny: Vertretung durch einen anderen Mitarbeiter aus demselben Team, Verteilung der Aufgaben auf verschiedene Schultern im Betrieb oder Vertretung durch eine Aushilfe oder einen Werkstudenten.

Eng damit verbunden ist die Planung von Übergabegesprächen vor Urlaubsantritt und nach Rückkehr, damit keine Infos verloren gehen oder Vorgänge nicht vollständig abgearbeitet werden, wegen des Wechsels der Bearbeiter möglicherweise liegenbleiben. „Auch für die Vorbereitung, Planung und Durchführung und Vertretungen und Übergaben bietet sich eine Checkliste als Hilfsmittel an, damit die Beteiligten keine wichtigen Punkte vergessen“, rät Sandy Lanuschny.

Weitere Informationen um Urlaubsrecht