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Arbeitsorganisation

Wie Mittelständler agiler werden können

Unternehmen müssten agiler werden - so ist oft zu lesen. Doch wer unüberlegt und vorschnell auf bestimmte Management- und Organisationstrends aufspringt, kann am Ende mehr Schaden als Nutzen anrichten. Entscheidend ist, für den eigenen Betrieb passende Anwendungsformen für agile Arbeitsformen zu finden.

Gemeinsam im Team arbeiten und Eigenverantwortung übernehmen ist kennzeichnen für agile Arbeitsformen.

IMAGO/Shotshop)

KÖNIGSFELD. Ralf Pfaff setzt auf Shopfloor-Management und damit auf die Anwendung agiler Organisationsprinzipien für sein Unternehmen. „Der Ansatz hat uns sofort begeistert und im Bereich Kundendienstorganisation enorm vorangebracht“, sagt er. Pfaff ist Chef des gleichnamigen Energie- und Gebäudetechnikunternehmens in Königsfeld im Schwarzwald mit rund 25 Beschäftigten. Gemeinsam mit der Handwerkskammer Konstanz hat er begonnen, den eigenen Betrieb agiler zu machen – und ist sehr zufrieden mit den Ergebnissen. Beim Shopfloor-Management, ursprünglich für die Industrie entwickelt, geht es um die laufende Optimierung der Leistungserbringung. Wichtig sind tägliche Meetings zum Abgleich und eine Visualisierung der laufenden Aufgaben.

Ist von agilem Arbeiten die Rede, ist eine flexible und dynamische Arbeitsweise gemeint, die sich von der traditionellen, hierarchischen Organisation abhebt. Im Zentrum steht die Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Produkten. „Vor allem kleine Betriebe können die Vorteile dieses Ansatzes nutzen und durch passende Instrumente schnell und flexibel reagieren“, erklärt Fabienne Gehrig, Personalberaterin bei der Handwerkskammer Konstanz, die bei Pfaff mitgeholfen hat, mehr Agilität in die Abläufe zu bringen.

Weniger Kontrolle und mehr Eigenverantwortung

Anstatt um langfristige Planungen und dem Fokus auf feste Organisationsstrukturen, geht es beim agilen Arbeiten darum, durch regelmäßige Absprachen, laufendes Feedback und schnelle Anpassungen, immer besser zu werden. Die Mitarbeiterführung baut dabei weniger auf Kontrolle und festgelegte Abläufe, sondern auf Eigenverantwortung, Zusammenarbeit und Transparenz.

Shopfloor-Management wie bei Pfaff ist eine Variante, die Agilität im Unternehmen zu steigern. Daneben gehören zu den bekanntesten agilen Methoden gehören Scrum und Kanban. Scrum basiert auf kurzen, zeitlich begrenzten Arbeitsphasen, den sogenannten Sprints, die in der Regel zwei bis vier Wochen dauern. Nach jedem Sprint erfolgt eine Überprüfung der Ergebnisse und wenn nötig eine Anpassung des Vorgehens. Im Scrum-Team gibt es unterschiedliche Rollen, wie „Product Owner“, der die Anforderungen und Prioritäten vorgibt, und „Scrum Master“, der den Prozess moderiert.

Einführung sollte schrittweise erfolgen

Kanban ist eine Methode, die sehr stark auf visuellen Management-Tools basiert. Aufgaben werden auf einem Kanban-Board dargestellt. Durch die Visualisierung können Teams Engpässe erkennen und den Arbeitsfluss optimieren. Kanban eignet sich besonders für kontinuierliche Prozesse ohne feste Zyklen.

Die Einführung agiler Methoden, gerade auch in kleineren Betrieben, sollte schrittweise und gut geplant erfolgen, um Überforderung und Chaos zu vermeiden, so der Rat von Agile-Coach Frank Wendorf. Als wichtiger erster Schritt gilt dabei die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter. Diese sollten die Prinzipien und Vorteile des agilen Arbeitens verstehen und dafür gewonnen werden.

Hat man Mitarbeiter auf diese Weise einbezogen, kann die neue Arbeitsweise zunächst an einem Pilotprojekt durchgespielt werden. Regelmäßige Feedbackrunden, bei denen sich das Team dann über die neuen Erfahrungen mit dem agilen Ansatz austauscht, sind ein weiteres Schlüsselelement. Hier können Probleme und Verbesserungspotenziale identifiziert werden.

Software für Visualisierung und Verwaltung

Die Auswahl geeigneter Software, die agiles Arbeiten unterstützt, ist für den Erfolg ebenfalls oft mitentscheidend. Projektmanagement-Software wie beispielsweise Jira, Trello oder Asana bietet hier hilfreiche Funktionen zur Visualisierung und Verwaltung von Aufgaben und Prozessen.

Ein häufiger Fehler bei der Einführung agiler Methoden ist der Versuch, alle Prinzipien sofort und vollständig umzusetzen. Dies kann zu Überforderung führen haben. Wendorf führt Scrum bei einem mittelständischen IT-Dienstleister in Berlin ein. „Wir gehen dabei ohne festen Zeitplan vor, mit Fokus auf einem qualitativen Wandel“, sagt er. Dies erlaube eine für alle machbare Umstellung.

Umfrage: Agiles Arbeiten motiviert und inspiriert

Agiles Arbeiten kann auch dazu beitragen, die eigene Arbeitgeberattraktivität zu steigern. Laut der Studie „Status Quo (Scaled) Agile“ der Hochschule Koblenz, für die 600 Anwender agiler Methoden repräsentativ befragt wurden, geben 85 Prozent an, dass durch den Einsatz agiler Vorgehensweise Verbesserungen bei Ergebnissen und Effizienz eingetreten sind. Viele Anwender berichten ferner davon, dass sie die agile Arbeitsweise motiviert und inspiriert.

Checkliste zur Einführung agiler Arbeitsformen

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