Beschlossen und gleich danach wieder vergessen: nicht mit digitalen Aufgabenlisten

GIENGEN. Wer die Arbeitseffizienz steigern will, sollte die Aufgabenliste von Outlook oder einer vergleichbaren Softwarelösung kennen. In dieser Liste kann man direkt nach einer Besprechung jede Aufgabe, die es zu erledigen gilt, anlegen, priorisieren und terminieren. Das ist eine große Hilfe bei der Organisation von Aufgaben, da es nun unwahrscheinlicher wird, dass Aufgaben unter den Tisch fallen – denn das passiert häufig.

So hat eine Studie ergeben, dass 40 Prozent aller Aufgaben, die in Besprechungen beschlossen werden, nicht umgesetzt werden. Niemand hat sie protokolliert, die Aufgaben wurden immer wieder zugunsten vermeintlich wichtigerer Dinge verschoben – Gründe dafür gibt es viele. Mittels einer digitalen Aufgabenliste gehen auch langfristige Ideen ohne festes Erledigungsdatum nicht verloren. Sie bleiben über die Outlook-Funktion stets auf dem Bildschirm.

Arbeitsplatz auf Vordermann bringen

Ein weiterer Effizienzkiller ist Unordnung. Sicher ist es wichtig, Deadlines einzuhalten. Doch ein unaufgeräumter Schreibtisch lenkt von der Arbeit ab und raubt jegliche Konzentration. Der ideale Zeitpunkt zum Aufräumen des Arbeitsplatzes ist direkt vor Feierabend. Damit lassen sich wachsende Aktenberge vermeiden und diese haben die Tendenz, rasend schnell zu wachsen und dabei noch mehr Effizienz zu verschlingen. Konsequentes Aufräumen dauert nicht lange und spart viel Arbeitszeit. Denn in einem Stapel nach einem bestimmten Dokument zu suchen, ist wie die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Dann doch lieber täglich 15 Minuten fürs Aufräumen, Abheften und Sortieren einplanen, besser als zeitfressend zu suchen.

Zur Ordnung gehört übrigens auch Sauberkeit und aufgeräumte Rollcontainer. In Sideboards und Schränken sollten lediglich gerade benötigte Dokumente und Materialien liegen. Der Boden bleibt komplett frei von Stapeln, Büro- oder sonstigen Gegenständen. Auch klare Strukturen sind wichtig, um effizient zu arbeiten. Etwa die Ablage sämtlicher Dateien nach einer eindeutigen Struktur, sodass sich Vertretungen problemlos orientieren und benötigte Unterlagen innerhalb einer Minute finden können – die Krone der Effizienz.