Frust statt Flow: Manche Arbeitstage sind ineffizient

GIENGEN. Nur drei von fünf Tagen sind in deutschen Büros effizient – dieses Fazit zieht eine Onlinestudie zur Arbeitseffizienz des Beratungsunternehmens Büro-Kaizen in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule Leipzig. Jeder kennt diese Tage, an denen man zwar ständig gearbeitet hat, aber zu den wesentlichen Punkten auf der To-do-Liste gar nicht gekommen ist. Frust statt Flow. Oft reicht es aber im Arbeitsalltag schon, kleine Stellschrauben zu drehen, um die Effizienz zu steigern und den Kopf freizubekommen für die wichtigen Aufgaben.

Die effektivste Stellschraube für produktive Abläufe im Büro ist es, Prioritäten zu setzen – was aber in der Praxis oft versäumt wird. Bewährt hat sich hierbei die ABC-Methode. Das Wichtigste bekommt Priorität A zugewiesen. Das sind Tätigkeiten, die beruflich nützlich sind und bei denen, wenn man sie nicht zeitnah abarbeitet, schlimmstenfalls, etwa infolge eines abgesagten Termins oder einer gerissenen Deadline, echter Schaden droht. Bestenfalls sind 65 Prozent der Arbeitszeit für Priorität-A-Aufgaben reserviert.

C-Aufgaben sollten 15 Prozent der Arbeitszeit nicht überschreiten

B-Prioritäten sind zwar wichtig, können aber verschoben werden. Ihnen widmet man rund 20 Prozent der Arbeitszeit. Relativ unwichtig für den beruflichen Erfolg sind schließlich C-Prioritäten, die zwar teils viel Zeit in Anspruch nehmen, für die der Kunde aber nicht bezahlt, wie zum Beispiel E-Mails bearbeiten. Der Anteil an Arbeitszeit für diese Aufgaben sollte 15 Prozent nicht übersteigen. C-Prioritäten lassen sich in vielen Fällen delegieren.

An der Bearbeitung von E-Mails dürfte allerdings kein Weg vorbeiführen. Effizienz-Experten gehen mit E-Mails folgendermaßen um: Alles sofort erledigen, was weniger als fünf Minuten dauert. Falls möglich, E-Mails an zuständige Kollegen weiterleiten. E-Mails terminieren, wenn die Bearbeitung verschoben werden muss, etwa, wenn Infos fehlen, oder viel Zeit in Anspruch nimmt. Dafür die E-Mail in die Aufgabenliste verschieben. Nicht benötigte E-Mails löschen. Wichtige Inhalte in der entsprechenden Ablage archivieren.