Die optimale Vorbereitung von Bauvergaben

Stuttgart . Eine klare Strukturierung der Ausschreibung von Bauvorhaben reduziert Vergabe‑ und Fördermittelrisiken, vermeidet Verzögerungen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, Angebote zu erhalten, die technisch, wirtschaftlich und organisatorisch optimal zum Projekt passen. Alle Schritte sind sorgfältig und nachvollziehbar in der Vergabeakte zu dokumentieren.

Schritt 1: Das 80/20-Kontingent festlegen

Bei Bauvorhaben oberhalb der EU‑Schwellenwerte sind mindestens 80 Prozent des Gesamtauftragswerts EU‑weit zu vergeben; bis zu 20 Prozent können national ausgeschrieben werden. Einzelne Lose im 20‑Prozent‑Kontingent dürfen eine Million Euro netto nicht überschreiten.

Öffentliche Auftraggeber sollten frühzeitig prüfen, ob sich eng verzahnte Gewerke – etwa Abbruch/Rohbau, Tiefbau, HLS oder Elektro/MSR – sinnvoll bündeln lassen. Das reduziert Schnittstellenrisiken und schafft Spielraum im 20‑Prozent‑Kontingent, ohne gegen den Losbildungsgrundsatz zu verstoßen.

Schritt 2: Netto-Auftragswert belastbar berechnen

Die Feststellung, ob und in welchem Umfang EU‑weite Verfahren erforderlich sind, hängt vom Netto‑Auftragswert ab. Die GPA‑Mitteilung Bau 2/2001 stellt hierfür ein in der Praxis bewährtes Berechnungsschema bereit. Aus der DIN‑276‑Kostenberechnung werden jene Kostengruppen herausgerechnet, die bei der Ermittlung des vergaberechtskonformen Auftragswerts nicht anzusetzen sind (u. a. KG 100, 220, 240, 550, 610, 621, 700).

Wichtig: Liegt der geschätzte Auftragswert nahe am EU‑Schwellenwert, sollte nicht vorschnell national vergeben werden. Maßgeblich ist eine vollständige, realistische und nachvollziehbare Schätzung, die neben der Kostenberechnung nach DIN 276 auch einen prognosebasierten Risiko‑ und Preisfortschreibungsanteil umfasst (u.a. Baupreisfortschreibung, Bodenverhältnisse, Marktpreise, Planungsunsicherheiten).

Wird die EU‑Schwelle von 5,404 Millionen Euro netto erreicht oder überschritten, ist EU‑weit auszuschreiben. Unzureichende Schätzungen bergen das Risiko einer de‑facto‑Vergabe und förderrechtlicher Beanstandungen.

Schritt 3: Fachlich-inhaltliche Losbildung

Losbildung ist kein Selbstzweck. Sie soll Wettbewerb öffnen, aber zugleich Schnittstellenrisiken für Auftraggeber begrenzen. Funktional zusammenhängende Leistungen können zu übergreifenden Paketen gebündelt werden, sofern dies fachlich vertretbar ist. Ziel ist eine marktgängige und zugleich effiziente Struktur, die die Zahl der Verfahren im Projekt beherrschbar hält.

Schritt 4: 20-Prozent-Kontingent klug belegen

Im nationalen Bereich kann der Auftraggeber gezielt leistungsfähige Unternehmen zur Abgabe eines Angebots auffordern. Die Zulässigkeit beschränkter Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb liegt für kommunale Auftraggeber aktuell bei einer Million Euro netto. Besonders in der Technischen Gebäudeausrüstung lohnt sich die Einbindung regionaler Anbieter: Wartung, Störungsdienst und Ersatzteilverfügbarkeit sind vor Ort üblicherweise zuverlässiger und wirtschaftlicher. Weit entfernte Unternehmen erhöhen Reaktionszeiten und Risiken bei dringenden Serviceeinsätzen.

Schritt 5: Reserve im 20-Prozent-Kontingent einplanen

Kosten entwickeln sich, Positionen im Leistungsverzeichnis verschieben sich. Wird das 20‑Prozent‑Kontingent zu früh vollständig verplant, fehlt später der notwendige Spielraum für nationale Vergaben. Im Zweifel sind selbst Kleinstaufträge EU‑weit auszuschreiben, was unnötige Verfahrensaufwände und Rechtsrisiken mit sich bringt. Sinnvoll ist daher eine Reserve von zwei bis drei Prozent, um unerwartet hinzukommende Gewerke noch national vergeben zu können.

Schritt 6: 80/20‑Kontingent vor dem Verfahren festsetzen

Das 80/20‑Kontingent muss auf Basis einer belastbaren und aktuellen Schätzung des Gesamtauftragswerts vor Einleitung des Vergabeverfahrens festgelegt werden. Rechtsprechung und Praxis sind hier streng: Maßgeblich für die Auftragswertschätzung ist der Tag der Verfahrenseinleitung. Eine mehrere Monate alte Kostenberechnung genügt nicht. Mindestens ist sie unmittelbar vor Einleitung des ersten Verfahrens zu aktualisieren, um die vergaberechtliche Zulässigkeit der 80/20‑Aufteilung abzusichern.

Schritt 7: Verfahren und Wertgrenzen richtig wählen

Die Wahl der passenden Verfahrensart ist stets von zentraler Bedeutung. Die aktuell erhöhten Wertgrenzen erleichtern die Zulässigkeit der jeweiligen Verfahrensarten – insbesondere für kommunale Auftraggeber. Nach der VergabeVwV Baden‑Württemberg sind derzeit beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb bis eine Million Euro netto sowie Direktaufträge bis 100 000 Euro netto zulässig, befristet bis 1. Oktober 2027. Eine freihändige Vergabe ist bis zu einem Auftragswert von 216 000 Euro netto möglich. Entscheidend ist daher, das jeweils passende Verfahren sorgfältig auszuwählen und die Wertgrenzen anschließend zur formalen Absicherung heranzuziehen, um Rechtssicherheit, Effizienz und Marktnähe gleichermaßen zu gewährleisten.