Susanne Bay: „Ich mache meinen Job so engagiert, wie ich kann“

Staatsanzeiger: Frau Bay, überall heißt es: Die Verwaltung muss digitaler werden. Wie digital ist das Stuttgarter Regierungspräsidium heute – und wo gibt es noch echten Aufholbedarf?

Susanne Bay: Wir haben immer mehr Prozesse, die von Anfang bis Ende durchdigitalisiert sind. Ein gutes Beispiel ist die bei uns angesiedelte zentrale Dienstleistungsstelle für Fachkräfteeinwanderung im Gesundheits- und Pflegebereich, die Landesagentur für die Zuwanderung von Fachkräften. Die haben wir, gemeinsam mit dem Gesundheitsministerium, von Beginn an digital aufgesetzt – und zwar nicht als Technikprojekt, sondern als Prozessprojekt. Wir haben die Nutzerinnen und Nutzer gefragt: Wie braucht ihr es? Und wir haben unsere Partner in den Unternehmen und Verbänden einbezogen. Das ist gut gelaufen.

Klingt nach Vorzeigeprojekt. Wo hakt es dann in der Praxis – was läuft noch nicht rund?

Der Knackpunkt liegt häufig bei den Schnittstellen zu anderen Programmen. Manche funktionieren schon sehr gut, andere eben noch nicht. Und ich sage es ganz klar: Ohne Digitalisierung hätten wir die Anträge und Vorgänge nicht stemmen können.

Gerade bei der Anerkennung ausländischer Fachkräfte hören wir aber immer wieder: Da ist längst nicht alles digital.

Da gibt es tatsächlich noch die klassische Akte im rosafarbenen Umschlag. Einige Fälle sind schwer zu digitalisieren – denken Sie an Originalurkunden, etwa Berufsurkunden oder Zeugnisse bei der Zeugnisanerkennung. Da stehen zum Teil auch rechtliche Vorgaben gegen eine vollständige Digitalisierung. Und manche Prozesse waren schlicht noch nicht an der Reihe.

Oder man stößt erst darauf?

Auch das, da muss man nacharbeiten. Gleichzeitig haben wir natürlich die E-Akte – dazu waren wir Pilotbehörde im Land, die ist bei uns längst gelebte Praxis. Jedoch gibt es noch Bereiche, in denen man in der Nutzung noch mehr Möglichkeiten hätte, als derzeit ausgeschöpft werden.

Woran liegt das? Gewohnheit?

Sagen wir mal: auch. Manchmal ist es für bestimmte Abläufe mit der E-Akte noch nicht optimal gelöst. Die E-Akte wächst mit den Anforderungen – das ist ein lernendes System.

Früher hieß es ja: Wer den größten Aktenwagen hat, ist am wichtigsten in der Behörde. Das ändert man nicht über Nacht.

Ja (lacht) – und da hat Corona einen deutlichen Schub gebracht. Plötzlich war Homeoffice erforderlich. Dann hat man sehr schnell dafür gesorgt, dass die Kolleginnen und Kollegen Laptops haben. In diesem Moment waren wir froh, dass wir die E-Akte hatten. Ihre Akzeptanz ist dadurch erheblich gestiegen. So schlimm Corona war – wenn man dem etwas Positives abgewinnen will, dann dass es einen Digitalisierungsschub gab. Und in der Bedeutung steigen wird sicher die künstliche Intelligenz. KI unterstützt, ersetzt allerdings nicht die vertiefte fachliche Prüfung. KI ist Assistenz, nicht Autorität.

Stichwort Ausländer und Flüchtlinge: Hat sich denn die Lage in den Erstaufnahmestellen entspannt?

Der Druck ist aktuell nicht so hoch, wie er schon war – zurücklehnen werden wir uns dennoch nicht. Wir haben am 7. November Abschied von der Landeserstaufnahmeeinrichtung (LEA) in Ellwangen genommen, die zum Jahresende geschlossen wurde. Für eine Nachfolge-LEA in Stuttgart-Weilimdorf wurde eine Vereinbarung mit der Landeshauptstadt geschlossen, die der Ministerrat Anfang Dezember bestätigt hat. Das Land will die Zahl der Plätze in der Erstaufnahme deutlich erhöhen, um die Kommunen zu entlasten und mehr abpuffern zu können. Wir bekommen viele Angebote für Büroflächen, die wegen Homeoffice weniger gebraucht werden, und schauen, ob sich daraus ein Ersatz entwickeln lässt.

Die FDP hat vorgeschlagen, die Landkreise und Regierungspräsidien abzuschaffen. Braucht es die Regierungspräsidien noch?

Ich finde es richtig, Strukturen immer wieder zu hinterfragen. Dinge ändern sich, also darf und muss man fragen: Sind wir damit noch gut aufgestellt?

Achim Zweygarth)

Wir hören ein Aber heraus?

Meine Kritik an solchen Vorschlägen ist: Es muss zuerst geklärt werden, welche Aufgaben erledigt werden sollen. Zuerst braucht es eine Aufgabenanalyse. Sprich: Kann ich Gesetze und Verordnungen verschlanken, brauche ich sie so noch? Und man muss gesellschaftlich entscheiden, auf welche Regelungen man verzichten kann oder will. Sonst schafft man Strukturen ab – und die weiterhin bestehenden Aufgaben wandern einfach woanders hin. Es gibt das Beispiel Niedersachsen, wo vor etwa zehn Jahren eine Ebene abgeschafft wurde – und danach hat man Sonderbehörden geschaffen oder die gleichen Aufgaben anderswo organisiert. Gewonnen war nichts.

Was kann eine überregionale Behörde, was vor Ort nicht geht?

Wir bündeln die Aufgaben auf Landesebene. Das ist sinnvoll, da wir verschiedene Themen in einem Haus haben, und so auch für eine Abwägung der Interessen sorgen können. Und wir sind ein Flächenland. Der Regierungsbezirk Stuttgart ist von der Einwohnerzahl her ungefähr so groß wie Rheinland-Pfalz. Baden-Württemberg hat mehr als elf Millionen Einwohnerinnen und Einwohner, der Stuttgarter Regierungsbezirk über vier – da müssen staatliche Aufgaben gebündelt erledigt werden können.

Was sind Ihre großen Baustellen, jenseits des Tagesgeschäfts in der Verwaltung?

Übergeordnet ist es gerade das Vertrauen der Menschen in den Staat. Wir sind der Staat – wir repräsentieren ihn in dem, was wir operativ tun. Das fordert uns, beispielsweise aufgrund des Fachkräftemangels: Die Boomer gehen mit einem riesigen Erfahrungsschatz in den Ruhestand.

Stichwort Landtagswahl, es geht indirekt auch um ihren Job, wie schauen Sie persönlich darauf?

Gespannt. Ich war Abgeordnete, Gemeinderätin, ich weiß, dass man den Ausgang von Wahlen nicht vorhersehen kann. Jetzt ist es eine Wahl, der ich mich nicht stellen kann – die aber mit mir zu tun haben könnte. Ich kann nur abwarten und meinen Job so engagiert machen, wie ich kann. Er macht mit viel Freude.