Die Hochschulverwaltung soll mit KI effektiver werden

Mannheim/Ulm. Digitalisierung, Modernisierung, Bürokratieabbau – das steht nicht nur auf der Agenda des Bundes- Auch die Hochschulen in Baden-Württemberg verfolgen diese drei Ziele. Seit Januar und noch bis Ende 2026 läuft ein vom Wissenschaftsministerium Baden-Württemberg gefördertes Verbundprojekt dazu, „bwKI-Transfer“. Es soll den Einsatz von KI in der Hochschulverwaltung voranbringen und dazu beitragen, die Abläufe dort effektiver zu gestalten.

Welche Ergebnisse gibt es bisher? „Zukunftsweisende KI-Lösungen können an vielen Stellen unterstützen, doch die Vielzahl moderner Tools und Software ist nicht einfach zu überblicken“, berichtete im Juni Professor Marius Hofmeister, der an der Hochschule Ravensburg-Weingarten (RWU) für das Projekt zuständig ist, laut RWU-Mitteilung.

Zunächst werden schon verfügbare KI-Tools und Anbieter evaluiert

Es sei „eine umfangreiche, europaweite Marktanalyse erstellt und bewertet worden“, sagt nun Alexander Pfister dem Staatsanzeiger. Pfister ist IT-Leiter der Universität Mannheim, die beim Projekt federführend ist. „Zudem haben wir verschiedenste Anbieter evaluiert und sind nun dabei, konkrete Angebote einzuholen.“ Darüber hinaus wurde für Baden-Württemberg eine KI-Landkarte erstellt, welche die aktuell laufenden KI-Projekte (im Verwaltungskontext) an den Hochschulen in BW darstellt.“

Insgesamt fünf Hochschulen arbeiten im Verbund zusammen an dem Projekt (siehe Infokasten). Die Universität Mannheim ist federführend. Die Hochschulen arbeiten in verschiedenen Pilotprojekten, erläutert Alexander Pfister, der IT-Leiter der Universität Mannheim. „So pilotieren wir zum einen verschiedene Chatbot-Systeme, Systeme zur Unterstützung im juristischen Bereich, zur automatisierten Protokollerstellung, im Bereich „Smart Assistant“, im Bereich „Studienorientierung“ und im Bereich Prozessdokumentation und Optimierung.“

Ein wichtiges Ziel ist ein KI-basierter Such-Assistent, der bestehende Suchfunktionen auf den Webseiten und im Intranet ersetzen und bessere Suchergebnisse liefern soll.

Die Universität Ulm hat bereits in einem Teilbereich zusammen mit einem privaten Anbieter eine Lösung entwickelt, die tagtäglich genutzt wird: Ulma. Als nach eigenen Angaben erstes International Office in Deutschland hat das in Ulm damit einen Chatbot auf Basis eines Large Language Models (LLM) in Betrieb.

Mit „Ulma“ setzt die Uni Ulm auf einen Chatbot zur Studienberatung

„Wir sehen in KI-gestützten Lösungen eine große Chance, unsere Betreuungsangebote nachhaltig zu verbessern,“ sagt Daniela Englisch, Leiterin des International Office. Ulma sei mehr als ein technisches Tool. „Sie ist der erfolgreiche Beleg dafür, dass wir die Digitalisierung aktiv gestalten“, betont sie. Die Universität setze so „ein klares Zeichen als Vorreiterin der digitalen Transformation im Hochschulmanagement“, heißt es in einer Uni-Mitteilung. Ulma „kombiniert als hybrider Bot die Vorteile eines regelbasierten Chatbots mit den Möglichkeiten generativer KI.

„Ulma ist rund um die Uhr für Sie da“, heißt es auf der Website dort, wo der Chatbot in Gestalt einer Eule mit Bachelorhut zu finden ist: „Und Ulma weiß auch ziemlich viel.“

Das lohnt sich mit einer Frage zu testen: „Ich halte mich für ein Physik-Genie und möchte der neue Einstein werden. Ist es da sinnvoll, an der Universität Ulm zu studieren, und welchen Studiengang?“

So antwortet „Ulma“ auf die provokante Frage: „Die Universität Ulm schneidet regelmäßig hervorragend in Rankings ab: Beim THE-Ranking liegt sie deutschlandweit auf Platz 13 und bei den „Citations“ (der Anzahl an weltweiten Zitaten wissenschaftlicher Veröffentlichungen) sogar auf Platz 2.“ Und weiter: „Die Studierenden werden hier ganz individuell und persönlich betreut. Gegründet wurde die Universität im Jahr 1967.“ Es folgen Ausführungen zur Lebensqualität in der Stadt Ulm.

Ob das dem Fragesteller weiterhilft? Freilich ist der Chatbot ja auch nicht am Ende der Entwicklung angelangt. Seine Gesprächspartner in der virtuellen Sprechstunde werden denn auch gebeten: „Bitte geben Sie am Ende Feedback, denn nur so kann Ulma lernen und besser werden.“

Fünf Hochschulen evaluieren sechs Anwendungsbereiche

Im Landes­projekt bwKI-Trans­fer sollen schon verfügbare KI-Lösungen in sechs Anwendungs­bereichen pilothaft implementiert und evaluiert werden. Dazu gehören unter anderem die Studierenden­beratung, die IT-Unter­stützung, die Studienorientierung sowie die Optimierung von Suchfunktionen, administrativen Prozessen und die automatisierte Erstellung von Dokumenten. Gefördert wird das Projekt vom Wissenschaftsministerium im Rahmen des Dialogprozesses „Zukunftslabor Hochschulen in der digitalen Welt“ mit insgesamt 1,26 Millionen Euro. Beteiligt am Projekt sind die Universitäten Mannheim, Heidelberg und Tübingen sowie die Hochschulen Offenburg und Ravensburg-Weingarten.