Wie die Bundesagentur für Arbeit digitalisiert wird

Stuttgart. „Ich möchte so schnell wie möglich ins Handeln kommen und setze daher auf den Mut zu pragmatischen Lösungen und kontinuierliche Verbesserungen im Sinne der Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen.“ Das sagt der erste Minister für Digitales und Staatsmodernisierung der Bundesrepublik, Karsten Wildberger (CDU). Und er verspricht: „Das neue Ministerium wird Motor sein für konkrete, sichtbare Fortschritte bei der Digitalisierung und eine moderne, handlungsfähige Verwaltung.“ Und damit hat er die Latte hochgelegt. Die Erwartungen an Wildberger sind groß. Auch vonseiten der Bundesagentur für Arbeit, einer Verwaltung, die die Digitalisierung vorantreibt.

Ein Beispiel: Wer heute arbeitslos wird, muss in der Agentur für Arbeit keine Nummer mehr ziehen und Schlange stehen. Statt dessen kann man sich inzwischen online arbeitslos melden und die notwendigen Unterlagen hochladen. Und bei der Gelegenheit hat die Bundesagentur für Arbeit, kurz BA, auch noch das Verfahren vereinfacht. Die Arbeitsbescheinigung vom bisherigen Arbeitgeber fordert die BA direkt an. Da muss die Person, die die Kündigung erhalten hat, nicht mehr hinterher laufen. „Wir wollen, dass die Daten fließen und nicht die Menschen laufen müssen“, macht Martina Musati deutlich. Sie leitet die Regionaldirektion Baden-Württemberg der Bundesagentur für Arbeit.

Und die Zahlen geben ihr recht: So werden inzwischen rund 70 Prozent der Anträge auf Arbeitslosengeld digital gestellt. Per App kann mit dem Kundenberater kommuniziert, Termine vereinbart und Dokumente hochgeladen werden. Gespräche sind persönlich ebenso wie per Videochat möglich.

50 E-Services bietet die BA inzwischen an, für Arbeitssuchende und Arbeitslose ebenso wie für Unternehmen. Haben 2024 nur drei Prozent der Unternehmen, die Kurzarbeit anmelden mussten, dieses digital getan, sind es inzwischen knapp 30 Prozent. Mit dem Modul „Kurzarbeitergeld-Anträge elektronisch annehmen“, kurz KEA genannt, will die BA die Arbeitgeber entlasten und hofft, noch mehr für diesen Weg der Antragstellung gewinnen zu können. Denn mit 1,3 Prozent Kurzarbeit liegt die Quote in Baden-Württemberg etwa doppelt so hoch wie im Bundesdurchschnitt. 60.000 bis 70.000 Menschen sind im Südwesten derzeit jeden Monat in Kurzarbeit, so ein Sprecher der BA. Über Wirtschaftsverbände und Soziale Medien wirbt die BA derzeit deshalb besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen für die digitale Form der Antragstellung.

Das Ziel: Modernste und digitalste Dienstleisterin in Europa

Bei der Digitalisierung geht die BA strategisch vor. „Wir schauen uns seit vielen Jahren unsere Prozesse an und prüfen, ob sie noch sinnvoll sind. Wenn ja, digitalisieren wir sie“, erläutert Musati. Im Mittelpunkt steht dabei immer der Nutzen für den Kunden und die Mitarbeiter. „Wir sind auf einem guten Weg, die Bundesagentur für Arbeit zur modernsten, digitalen öffentlichen Dienstleisterin in Europa zu machen“, sagt Martina Musati.

Doch dafür reicht es nicht allein, die eigenen Prozesse zu überprüfen und zu digitalisieren. Damit die Daten fließen und Menschen ihre Daten nicht immer wieder neu eingeben müssen, muss das Once-Only-Prinzip in Deutschland umgesetzt werden. Dann reicht es nämlich, wenn man seine Daten einmal eingibt und gestattet, dass die von den Behörden abgerufen werden können. Bei der BA hofft man diesbezüglich auf Minister Wildberger.

„Beim Once-Only-Prinzip gehen wir als eine von wenigen Behörden in Deutschland voran. Wenn Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen ihre Daten und Nachweise nur noch ein einziges Mal mitteilen müssen und diese zwischen den öffentlichen Behörden sicher weiterverwendet werden können, machen wir einen weiteren Schritt in Richtung digitale und serviceorientierte Verwaltung“, sagt die Chefin der Regionaldirektion. „Mit dem Once-Only-Prinzip geben wir der Verwaltung ein Update aufs 21. Jahrhundert.“

Eine Voraussetzung dafür ist die Registermodernisierung. Denn derzeit werden Daten von Bürgern je nach Behörde oder Kommune unterschiedlich geführt. Hier ist ein einheitlicher Standard notwendig, damit ein Austausch der Daten möglich wird. Dazu hat die BA mit dem Bundesverwaltungsamt vor Kurzem eine Kooperation unterzeichnet.

KI und automatisierte Verfahren sollen Mitarbeiter entlasten

Mit der Integration von Cloud-Technologien und Künstlicher Intelligenz sieht die BA weiteres Potenzial, Prozesse und Abläufe zu optimieren. Bundesweit werden bei der BA bis 2032 rund 35 Prozent der Beschäftigten in Ruhestand gehen. Eine Lücke, die sich nicht allein durch Nachrekrutierung schließen lassen wird. Mit automatisierten Verfahren sollen die Leistungen mit weniger Mitarbeitern erbracht werden. Zugleich sollen die Mitarbeiter mehr Freiräume für die persönliche Beratung und Betreuung der BA-Kunden erhalten. Wobei ein Sprecher betont: „Aber die KI wird keine Entscheidung über einen Antrag treffen.“

Staatsanzeiger-Award

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