Datenschutz gilt auch für Papierakten

Stuttgart. Wenn von der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die Rede ist, dreht es sich in aller Regel um personenbezogene Daten, die digital gespeichert vorliegen. Doch die DSGVO kann unter bestimmten Umständen auch in Bezug auf Papierakten rechtliche Auswirkungen haben. Darauf weist Vera Ellger hin, Rechtsanwältin bei der Arbeitsrechtskanzlei Kliemt. So hat das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg mit seiner Entscheidung vom 28. Juli (Az. 9 Sa 73/21) klargestellt, dass unter bestimmten Voraussetzungen auch Bestandteile einer lediglich in Papierform vorliegenden Personalakte entfernt und vernichtet werden müssen.

Personenbezogene Daten sind unverzüglich zu löschen

Bei dem Fall ging es um eine Abmahnung, die ein ausgeschiedener Mitarbeiter aus der Personalakte bei seinem einstigen Arbeitgeber entfernt wissen wollte. Dabei berief er sich auf die DSGVO. Gemäß Artikel 17 der Verordnung sind personenbezogene Daten nämlich insbesondere dann unverzüglich zu löschen, wenn deren Speicherung für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig ist. „Da sich die Zwecke einer Abmahnung, insbesondere deren Rüge- und Warnfunktion, mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses grundsätzlich erledigen, wäre eine Abmahnung daher nach Datenschutzrecht mit Beendigungsdatum aus der Personalakte zu entfernen“, sagt Ellger.

Regelt der Datenschutz auch in Papierform geführte Personalakten

Die Frage ist allerdings, ob in Papierform geführte Personalakten überhaupt zum Regelungsbereich der DSGVO gehören. Dreh- und Angelpunkt dabei ist Artikel 2 der Verordnung. Dort wird im Absatz 1 festgelegt, dass die Vorschriften im Fall nichtautomatisierter Verarbeitung, also etwa bei Papierakten, nur dann greifen können, wenn die personenbezogenen Daten in einem „Dateisystem“ gespeichert werden oder gespeichert werden sollen.

Dies sah das Gericht im vorliegenden Fall für gegeben an. Personalakten wiesen nämlich in der Regel eine einheitliche äußere Gestaltung nach den Kriterien Name, Vorname, Personalnummer auf – sie seien also strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, kurz ein Dateisystem.

„Bis zu einer höchstrichterlichen Klärung eines datenschutzrechtlichen Löschungsanspruches personenbezogener Daten in Papierakten sollten Arbeitgeber zur Vermeidung von Sanktionen den Datenbestand in Personalakten prüfen und ein Löschkonzept etablieren“, empfiehlt Ellger angesichts der Entscheidung. (hos)