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Führungsstärke muss auch am Telefon hörbar sein
Wer am Telefon lächelt, hebt nicht nur die eigene Stimmung, sondern sorgt dafür, dass das Gesprächsklima auf für das Gegenüber am anderen Ende der Leitung verbessert wird.
IMAGO/Westend61/Uwe Umstätter)Bad Schönborn. „Viele Führungskräfte unterschätzen, wie stark ihre Wirkung am Telefon von Stimme, Haltung und Gesprächsführung abhängt“, sagt Vera Radnitz, Kommunikationstrainerin aus Bad Schönborn bei Karlsruhe. Sie begleitet seit Jahren unter anderem Unternehmer und Manager auf dem Weg zu mehr Gesprächskompetenz am Telefon – und stellt dabei immer wieder ähnliche Hindernisse fest. Mangelnde Vorbereitung, fehlende Zielorientierung und eine unklare Körpersprache, die sich auf die Stimme auswirkt, führen zu schlechteren Ergebnissen am Hörer, fasst sie zusammen.
„Professionelle Kommunikation rechnet sich“, meint die Expertin. Denn wer in seine Fähigkeiten investiert, um die Klaviatur der Telefonkommunikation gekonnt anzuwenden, wirkt letztlich souveräner, glaubwürdiger und überzeugender. Und er spart obendrein Zeit, weil Missverständnisse gar nicht erst entstehen.
Vier von zehn Berufstätigen telefonieren nur ungern
Hinzu kommt ein Phänomen, das man eher bei Berufseinsteigern vermuten würde, das sich aber auch in Chefetagen bemerkbar macht: eine diffuse Scheu vor dem Telefon. Eine aktuelle Umfrage des IT-Verbands Bitkom zeigt, dass vier von zehn Berufstätigen hierzulande das Telefonieren aufschieben oder vermeiden, sei es aus Unsicherheit, wegen unangenehmer Inhalte oder weil sie sich im direkten Gespräch unwohl fühlen. Dieses Verhalten zieht sich durch alle Altersgruppen. Bei Führungskräften fällt es oft nicht sofort auf – aber es zeigt sich beispielsweise, wenn Aufgaben per E-Mail delegiert werden, wo eigentlich ein klärendes Gespräch angebracht wäre, oder wenn Rückrufe auffällig lange auf sich warten lassen. Wer solche Hemmungen nicht erkennt und abbaut, riskiert Informationslücken, Missverständnisse und verpasste Chancen.
Wer ein paar grundlegende Prinzipien beachtet, telefoniert gleich deutlich effektiver. „Der Einstieg in das Gespräch ist am Telefon oftmals die halbe Miete“, erklärt Martina Eckermann vom Weiterbildungsanbieter Management Circle im hessischen Eschborn. Ein freundlicher Ton, eine klare Gesprächsstruktur und echtes Zuhören seien wichtig.
Ablenkungen während des Gesprächs vermeiden
Gerade im Unternehmeralltag, wo Entscheidungen oft unter Zeitdruck fallen, helfe ein bewusster, vorab kurz durchdachter Gesprächsaufbau, um den Überblick zu behalten und zielführend zu kommunizieren. Ablenkungen aller Art, etwa E-Mails, die plötzlich am Bildschirm aufpoppen, sollten vermieden werden. Wer die Gesprächszeit klar begrenzt und sich vorab die wichtigsten Punkte innerlich zurechtlegt oder notiert − Anliegen, Gesprächsziel, nächster Schritt − hat deutlich bessere Chancen, das Gegenüber zu erreichen und ins Boot zu holen.
Vera Radnitz rät Führungskräften, sich ihrer Vorbildfunktion bewusst zu sein: „Wenn Sie als Führungskraft souverän telefonieren, motivieren Sie Ihr Team, es Ihnen gleichzutun.“ Entscheidend sei dabei nicht nur die Technik – sondern auch Haltung, Körpersprache und Stimme.
Wer am Schreibtisch zusammengesunken telefoniert, klingt anders als jemand, der aufrecht steht und bewusst atmet. Ein Klassiker aus dem Training: das Lächeln beim Sprechen. Es hebt nicht nur die eigene Stimmung, sondern macht sich auch hörbar beim Gegenüber positiv bemerkbar. Auch rhetorische Pausen helfen, Gedanken zu strukturieren und den Gesprächspartner nicht zu überrollen.
Mit Rollenspielen und Feedback-Übungen trainieren
Auch der Abschluss des Telefonats ist bedeutsam. „Man sollte auf jeden Fall professionell bleiben, auch in schwierigen Situationen“, empfiehlt Telefon-Expertin Elke Klöfer aus Hofheim am Taunus. Wer sich bewusst auch nach unangenehmen Gesprächen nicht durch Wut oder andere Gefühle übermannen lasse und stattdessen sachlich und konstruktiv das Gespräch beende, am besten mit Namensnennung des Gesprächspartners, verstärke seine Argumente.
Auch das lässt sich trainieren, sei es durch gezielte Rollenspiele, Feedback-Übungen oder individuelles Coaching. Wer sein Verhalten am Telefon regelmäßig reflektiert, etwa mithilfe von Gesprächsprotokollen oder Tonaufnahmen, erkennt schnell eigene Muster und kann gezielt an seiner Wirkung arbeiten.
Stimmtraining hilft
Eine feste, wohltönende Stimmer hilft beim erfolgreichen Telefonieren. Stimmtraining kann hier die Voraussetzungen verbessern. Dabei wird an Atemtechnik, Artikulation, Resonanz und Körpersprache gearbeitet.
Ausgangspunkt ist meist eine Stimmanalyse, gefolgt von praktischen Übungen zur Verbesserung von Stimmklang und Präsenz. Die Dauer variiert je nach Bedarf, häufig werden mehrere Sitzungen empfohlen. Kosten für Einzelstunden liegen in der Regel zwischen 100 und 160 Euro. Angeboten wird das Training sowohl in Präsenz als auch online.
