Künstliche Intelligenz wird zum Büroassistenten

BALLRECHTEN-DOTTINGEN. „Für mich hat Chat-GPT meine Büroarbeit revolutioniert“, sagt Hans-Jürgen Lenz, Inhaber der Balance-Unternehmensberatung und international tätiger Führungskräftecoach. In seine Firma in Ballrechten-Dottingen (Kreis Breisgau-Hochschwarzwald) nutzt er seit einigen Monaten KI, um Abläufe zu vereinfachen.

Angebote schreiben, Präsentationen erstellen, Austausch mit Geschäftspartnern, Marketingtexte formulieren − für alle diese Arbeiten kommt Chat-GPT zum Einsatz. „Die Inhalte, die das Chat-Programm produziert, sind ziemlich beeindruckend“, sagt Lenz. Auch wenn er noch kurz drüber gehen und Anpassungen vornehmen müsse, spare er sich eine Menge Zeit. „Die kann ich dann für meine Vorbereitung für Seminare und Coachingtermine nutzen“, so der Einzelunternehmer.

Die Integration von KI in den Verwaltungsbereich bringt erheblich Veränderungen mit sich und bietet die Chance auf Effizienzgewinne, wie sie Lenz schildert. Chat-GPT, eine KI-Anwendung des US-Entwicklers Open AI dürfte derzeit das prominenteste Beispiel sein.Es handelt sich dabei um generative KI, also eine KI-Anwendung, die selbst Inhalte erzeugt (siehe Kasten).

KI lässt sich für die Auswertung von Geschäftszahlen einsetzen

Doch KI im Büroeinsatz kann mehr. So gibt es KI-Systeme, die auf Datenanalyse und Entscheidungsfindung hin optimiert sind. Sie helfen zum Beispiel Geschäftszahlen und andere Kennziffern aus betrieblichen Prozessen auszuwerten, um so Handlungsempfehlungen zu gewinnen. KI kann auf diese Weise auch helfen, das Verhalten und die Bedürfnisse von Kunden vorherzusagen, in der Buchhaltung Belege zuzuordnen oder Betrugsversuche und Hacker-Angriffe zu entdecken.

Solche KI-Funktionen sind dabei entweder in andere Softwarelösungen integriert oder kommen als eigenständige Services daher. Generative KI kreiert außer Texten mittlerweile auch Bilder, Videos und weitere Inhalte. Die Sprach-Chatbots wie Chat-GPT erhalten derzeit indes vermutlich die größte öffentliche Aufmerksamkeit, weil die sprachliche Interaktion dabei ganz ähnlich wie die Kommunikation mit einem menschlichen Assistenten abläuft.

KI-Texte könne Urheberrechte verletzen

Doch so verlockend es auch ist, der KI-Software die leidige Arbeit quasi blind zu überlassen − so einfach sollte man es sich nicht machen. „Unternehmen sollten sicherstellen, dass KI-generierte Inhalte von einem Menschen überprüft werden“, rät etwa Roman Leonov, Digitalisierungsexperte bei der Industrie- und Handelskammer Stuttgart. Dies gelte insbesondere in Situationen, in denen inhaltliche Fehler schwerwiegende Folgen haben könnten.

Probleme könnten auch Urheberrechte verursachen. Generative KI tut in der Regel nichts anderes, als bereits bekannte Inhalte zu rekombinieren. Diese können jedoch urheberrechtlich geschützt sein. Abhängig davon, wie der Rekombinationsprozess durch die KI verläuft, können auch die KI-generierten Inhalte noch geschützt sein. „Insofern ist hier Vorsicht geboten“, sagt Leonov. Wobei die Verwendung solcher Inhalte bei der Kommunikation nach außen besonders heikel ist.

Vertrauliche Daten nicht mit KI-Systemen verwenden

Zudem muss man sich als Anwender bewusst machen, dass man bei der Nutzung von KI-Systemen, gerade auch bei generativer KI, viele Informationen preisgibt. Das kann schnell zu Unvereinbarkeiten mit Datenschutzanforderungen führen. Denn die Daten, die man etwa bei Arbeitsaufträgen an Chat-GPT eingibt, werden auf externen Servern verarbeitet. Das ist besonders problematisch, wenn es sich um personenbezogene Informationen handelt.

„Aus diesem Grund sollte beim Einsatz generativer KI-Systeme stets geprüft werden, wo die Datenverarbeitung stattfindet , rät der IHK-Experte. Und auf die Eingabe und Nutzung von personenbezogenen und auch anderen sensiblen beziehungsweise vertraulichen Daten sollte bei der Anwendung generativer KI-Systeme generell verzichtet werden.

Riesige Datenmengen und komplexe Algorithmen als Basis

Large Language Models wie zum Beispiel Chat-GPT, auf Deutsch große Sprachmodelle, sind generative KI-Systeme, die darauf trainiert sind, menschliche Sprache zu verstehen, zu interpretieren und zu generieren. Sie basieren auf riesigen Datenmengen und komplexen Algorithmen, um Muster in Texten zu erkennen und selbst Texte zu erzeugen. Diese Systeme können viele Sprachaufgaben ausführen, von der Übersetzung und Zusammenfassung von Texten bis hin zur Beantwortung von Fragen und der Erstellung von Inhalten.