Spezialsoftware ist in kleineren Unternehmen nicht immer nötig

STUTTGART. Excel oder Spezialsoftware? Diese Frage ist ein Klassiker, in Klein- und Mittelbetrieben. Ob Rechnungswesen, Personalverwaltung oder Projektmanagement – immer wieder müssen Verantwortliche entscheiden, ob eine Standard-Tabellenkalkulation ausreicht oder eine Lösung sinnvoller ist, die gezielt auf die jeweilige Aufgabe zugeschnitten ist.

Excel beziehungsweise Standard-Tabellenkalkulationen, etwa auch Google Sheets oder Open-Office-Calc, sind Multitalente. Sie erlauben flexible, individuelle Datenverarbeitung zu unterschiedlichsten Zwecken. Doch je komplexer die Anforderungen werden, desto deutlicher zeigen sich die Grenzen: fehlende Automatisierung, mangelnde Datenintegrität und Sicherheitsrisiken durch fehlerhafte Formeln oder ungeschützte Daten.

Hybrider Ansatz für kleinere Betriebe

Grenzen bestehen aber auch auf Bedienerseite. „Nicht Excel ist das Problem, sondern die Anwender“, erklärt dazu Rainer Pollmann, geschäftsführender Partner beim IT-Weiterbildungsanbieter Pollmann & Rühm-Training in Augsburg. „Allzu oft werden ineffiziente und ineffektive Excel-Techniken verwendet“, sagt Pollmann. Anwendungskonzepte für Excel, die Definition der notwendigen Excel-Kenntnisse für Mitarbeiter oder eine Richtlinie zur Nutzung von Excel seien in der Praxis sehr selten anzutreffen.

Spezialsoftware hingegen ist exakt auf die Bedürfnisse bestimmter Unternehmensprozesse zugeschnitten. Sie bietet automatisierte Workflows, vordefinierte Schnittstellen und eine hohe Datensicherheit. Doch nicht immer ist eine oft teure Spezialsoftware die bessere Wahl. Unternehmen sollten sich fragen: Wie oft nutzen wir diese Funktion? Welche Anforderungen bestehen in Zukunft? Gibt es Schnittstellen zu anderen Programmen?

Oft ist ein hybrider Ansatz optimal für kleinere Betriebe: Excel für flexible, individuelle Aufgaben und Spezialsoftware für kritische oder standardisierte Prozesse.

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