Unternehmen im Spagat zwischen Datenschutz und Einsicht in betriebliche Unterlagen

Stuttgart/Hamburg. Es ist eine Gratwanderung: Unternehmen unterliegen einerseits den Anforderungen des Beschäftigtendatenschutzes, müssen aber andererseits in bestimmten Fällen ihren Mitarbeitern auch Einsicht in betriebliche Unterlagen gewähren. Damit stehen Arbeitgeber vor der Herausforderung, Transparenz zu gewährleisten und gleichzeitig personenbezogene Daten zu schützen. Darauf weist Kimia Wenzel, Rechtsanwältin bei der Arbeitsrechtskanzlei Kliemt an deren Hamburger Standort, hin.

So ist der Arbeitgeber gemäß Betriebsverfassungsgesetz dazu verpflichtet, Betriebsvereinbarungen im Betrieb an geeigneter Stelle zur Einsicht auszulegen. Achtung: Ein Anspruch auf Aushändigung einer Kopie besteht jedoch nicht, wie Wenzel hervorhebt.

Personenbezogene Daten sollten geschwärzt werden

Auch im Hinblick auf andere betriebliche Regelungen wie Interessenausgleiche, Sozialpläne und Namenslisten kann ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme in die Unterlagen durch einzelne Arbeitnehmer bestehen. Sofern die Unterlagen Namenslisten und andere personenbezogene Daten enthalten, etwa im Zuge einer Sozialauswahl, wird es heikel. Hier sie stets eine auf den Einzelfall bezogene sorgfältige Abwägung zwischen dem Informationsinteresse des Mitarbeiters und dem Datenschutz vorzunehmen.

„Bei der Offenlegung personenbezogener Arbeitnehmerdaten ist stets auf die Verhältnismäßigkeit zu achten“, erklärt die Arbeitsrechtlerin. Es dürfe ausschließlich Einsicht in die Informationen gewährt werden, die zur Wahrnehmung berechtigter Interessen seitens des Arbeitnehmers erforderlich sind.

Im Sinne der Datensparsamkeit und Verhältnismäßigkeit könnten für Arbeitgeber in diesem Zusammen folgende zusätzlichen Schutzmaßnahmen sinnvoll sein: Erstens die Schwärzung von personenbezogenen Daten in den betrieblichen Regelungen, an deren Offenlegung der einsichtersuchende Arbeitnehmer kein berechtigtes Interesse hat, etwa Geburtsdaten, Familienstand oder persönliche Zusatzinformationen.

Akteneinsicht in geschütztem Rahmen ermöglichen

Zweitens der generelle Verzicht auf die Aufnahme sensibler oder nicht notwendiger personenbezogener Daten in betrieblichen Regelungen und drittens die kontrollierte Einsichtnahme in einem geschützten Rahmen. Das kann beispielsweise durch eine Akteneinsicht über einen Anwalt oder im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens ermöglicht werden.

„Arbeitgeber sollten stets prüfen, ob ein angefragte Einsichtnahme erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist“, rät Wenzel. Wenn Unternehmen hier zu leichtfertig vorgehen, könne dies ansonsten schnell zu Verstößen gegen Datenschutzvorschriften führen.

Ratgeber des Landesdatenschutzbeauftragten