Wie man das Know-how der Mitarbeiter im Unternehmen hält

Stuttgart. „Auch weil unsere Hausbank nicht verstanden hat, dass unser Alleinstellungsmerkmal im umfassenden Know-how rund um Augenmedizin und Kontaktlinse liegt, haben wir das Wissen im Unternehmen systematisch erfasst“, berichtet Günter Oesker, Geschäftsführer beim Stuttgarter Kontaktlinsenspezialisten Müller-Welt. Die Einführung eines strukturierten Wissensmanagements war für das Handwerksunternehmen mit rund zwei Dutzend Beschäftigten ein wichtiger Schritt, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit längerfristig zu sichern.

Wissensmanagement umfasst alle Aktivitäten, mit denen Wissen im Unternehmen identifiziert, dokumentiert, geteilt und weiterentwickelt wird. Das Ziel ist es, Know-how zu sichern, zugänglich zu machen und produktiv nutzbar zu halten. Das betrifft sowohl technisches Fachwissen als auch Erfahrungswerte aus Kundenprojekten oder Abläufe in der Verwaltung. Wer sein Wissen im Griff hat, kann schneller handeln, besser entscheiden und neue Mitarbeiter viel effizienter einarbeiten.

Zahlreiche digitale Tools zum Teilen von Informationen

Der Einstieg ins Wissensmanagement beginnt meist mit der Bestandsaufnahme: Wo steckt Wissen im Unternehmen, in welcher Form liegt es vor, wer hat Zugriff, und wie ist es gesichert? Im zweiten Schritt folgen Zieldefinitionen, etwa schnellere Einarbeitung, Nachfolgesicherung oder reibungslosere Zusammenarbeit.

Erst dann geht es an die Auswahl der passenden Werkzeuge. Das können klassische Lösungen wie Microsoft Sharepoint sein, die Dokumente strukturiert verwalten und teilen lassen. Speziell für das Wissensmanagement in mittelständischen Unternehmen wurde Smartstash entwickelt – ein Add-on für Microsoft 365, das Inhalte gezielt verfügbar macht und Redundanzen reduziert.

Daneben gewinnen niedrigschwellige Tools wie etwa Evernote und Slack an Bedeutung. Evernote unterstützt wie Microsoft One Note die persönliche Organisation von Notizen, Checklisten oder Prozessbeschreibungen, die geordnet, verschlagwortet und teamweit geteilt werden können. Slack wiederum wird in vielen Unternehmen zur digitalen Schaltzentrale: In Kanälen lassen sich Informationen strukturieren, Diskussionen dokumentieren und externe Daten integrieren.

Unternehmenskultur gegen das Horten von Wissen nötig

Doch so hilfreich digitale Lösungen sind – ohne die passende Unternehmenskultur bleibt ihr Potenzial ungenutzt. Es braucht eine gemeinsame Haltung, dass Wissen geteilt und nicht gehortet werden sollte. Führungskräfte spielen dabei eine Schlüsselrolle: Sie geben das Thema vor, schaffen Freiräume zur Dokumentation und binden Wissensträger aktiv ein. Regelmäßige Meetings, Feedbackrunden oder kurze Lernimpulse im Alltag fördern eine lebendige Wissenskultur. Gleichzeitig sollten die Strukturen flexibel bleiben – denn Wissen verändert sich.

„Ein strukturiertes Wissensmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihr wertvolles Know-how zu sichern und effizient zu nutzen,“ betont Daniel Rugel vom E-Business-Kompetenzzentrum für die Bau- und Ausbaubranche. Sein Team unterstützt Betriebe beim Einstieg in digitale Prozesse und hat in vielen Projekten erlebt, wie Wissensmanagement zur Prozessstabilität, zur Innovationskraft und zu mehr Resilienz beiträgt. Sein Tipp: „Digitale Mindmaps eignen sich hierbei hervorragend zum Einstieg in den Bereich Wissensmanagement.“

Gemeinsames Ablagesystem als erster Schritt

Hilfreiche Impulse liefern auch Plattformen wie das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung , das Online-Leitfäden, Checklisten und Praxisbeispiele zur Verfügung stellt. Die wichtigste Empfehlung lautet: klein anfangen, aber systematisch.

Schon mit einfachen Maßnahmen wie der Einführung eines gemeinsamen Ablagesystems, der Dokumentation von Abläufen oder der gezielten Übergabe von Aufgaben bei Personalwechseln lassen sich Wissensverluste vermeiden.

Wissensbilanz als Einstieg ins Wissensmanagement

Eine Wissensbilanz ist ein Instrument, um das geistige Kapital eines Unternehmens sichtbar und bewertbar zu machen. Sie zeigt systematisch auf, über welches Wissen, welche Kompetenzen und welche Beziehungen ein Betrieb verfügt – und wie diese zur Wertschöpfung beitragen. Der Wissensbilanz liegt ein klar definiertes Vorgehen zugrunde. Die Erstellung einer Wissensbilanz kann ein hilfreicher und effizienter Einstieg in kontinuierliches Wissensmanagement sein.