Enzkreis setzt auf gebündelte Fachkompetenz

Pforzheim . Das Vergaberecht ist komplex und wird ständig weiterentwickelt. Eine zentrale Vergabestelle bündelt das Fachwissen, minimiert Fehler und erhöht die Rechtssicherheit. Seit Oktober 2023 verfügt das Landratsamt Enzkreis über eine solche Stelle. Die Leiterin Kerstin Kopp steht hinter dieser Entscheidung: „Unsere Erfahrungen sind sehr positiv. Wir sind jetzt besser aufgestellt.“

Die zentrale Vergabestelle berät die Fachbereiche

Der Kreistag hatte die Personalstellen für die Einrichtung der zentralen Vergabestelle im Sommer 2022 bewilligt. Auslöser waren Streitigkeiten um die Vergabe von Buslinien. Zwar hatten sich nach umfangreichen Prüfungen angebliche Rechtsverstöße damals nicht bestätigt. Dennoch weckte der Fall den Bedarf nach einer professionell gebündelten Vergabestruktur.

Heute berät die zentrale Vergabestelle über 20 Fachabteilungen. Das Team hat den Überblick über die Vergaben in der gesamten Verwaltung, aber auch über die „Nöte und Herausforderungen“ der einzelnen Fachämter. „Unser Ziel ist, für jeden Beschaffungsvorgang die beste Lösung zu finden“, sagt Kerstin Kopp. „Wir beraten die Fachbereiche, wie sie zum gewünschten Ziel kommen können und was dafür zu tun ist.“

Kürzere Bearbeitungszeiten und professionelle Verfahrenssteuerung

Landkreise mit zentraler Vergabestelle berichten häufig, dass Fachbereiche spürbar entlastet werden und Verfahren strukturierter ablaufen. Die Bündelung von Verfahren erlaubt einheitliche Abläufe, kürzere Bearbeitungszeiten und eine professionelle Verfahrenssteuerung. Ein zentrales Argument für diesen Schritt ist die Stärkung der Rechtssicherheit. „Es gibt immer wieder Situationen, in denen kurzfristig vergaberechtliches Know-how gefragt ist. Wir finden dann Lösungen, die rechtskonform zum Ziel führen“, sagt Kopp. „Ohne die rechtlichen Kenntnisse und die Erfahrungen aus der Praxis würde man auf manche Lösung gar nicht kommen.“

Das Team prüft, ob bei Vergaben inhaltlich und vertraglich alles stimmig ist – und weist die Fachbereiche auf notwendigen Ergänzungsbedarf hin. Für die spätere Ausführung, für die Lieferung oder den Abruf der Dienstleistung sind die Fachbereiche dann selbst verantwortlich.

Häufige Rechtsänderungen

Teamleiterin Kopp arbeitet als Juristin seit mehr als 15 Jahren im Vergaberecht. „Aufgrund der häufigen Rechtsänderungen – sowohl von EU als auch von Bund und Ländern – muss man immer den Finger am Puls haben“, sagt sie. „Aber das macht die Arbeit tatsächlich auch sehr spannend.“

Kopp hat die zentrale Vergabestelle zusammen mit ihrer Kollegin Laura Knodel aufgebaut. Knodel hat ihre Ausbildung im Landratsamt absolviert und dann noch den Fachwirt draufgesattelt. „Man arbeitet sich ein, liest, lernt – und, was ich sehr schätze, ist der Austausch im Team“, sagt sie. Von Ende 2023 bis Januar 2026 kam Eileen Kaplan als Dritte im Bunde dazu, ab Juli 2026 Miriam Stamer. Wenn knifflige Fragen aufkommen, ist auch Juristin Anna Hübner als Leiterin der Stabsstelle Recht und Vergabe „grundsätzlich ansprechbar“.

Das Team betreut ein Vergabevolumen im hohen zweistelligen Millionenbereich. „Wir vergeben allerdings auch sämtliche Leistungsarten“, sagt die Teamleiterin. „Das macht unsere Arbeit aber auch so abwechslungsreich.“ Ab einer Grenze von 25 000 Euro sind Verfahren über die Vergabestelle abzuwickeln. „Die Fachbereiche wissen das zu schätzen“, sagt Kopp. Man entscheide gemeinsam, die Fachbereiche behalten dennoch ihre fachliche Entscheidungshoheit.

Es sind zusätzliche Stellen und Strukturen zu schaffen

Lohnt sich also eine zentrale Vergabestelle? „Wir stehen komplett dahinter“, sagt Kopp. „Es sind dafür Stellen und zusätzliche Strukturen zu schaffen. Das muss einem die Bündelung des Know-hows wert sein“, sagt sie. Dafür laufen die Verfahren straff ab, die Fachämter werden entlastet und unterstützt. Viele Vergaberechtsexperten seien sich einig, dass das wirtschaftlich sinnvoll ist, aber das lasse sich nicht bis ins letzte Detail durchkalkulieren.