Hektisch durchpowern: Büromitarbeiter sind keine Duracell-Häschen

GIENGEN. In den Charts der größten Zeitfresser belegen sie einen der vordersten Plätze: Unterbrechungen. 23 Prozent beträgt der Arbeitszeitverlust durch ablenkende Faktoren wie eingehende E-Mails, Telefonate oder Kollegen. Der erste Schritt zu weniger Unterbrechungen ist, das Benachrichtigungssignal für eingehende E-Mails in Outlook zu deaktivieren. Eingehende E-Mails müssen nicht sofort beantwortet werden. Besser ist es, man widmet sich dem E-Mail-Check zwei- bis dreimal am Tag für 30 Minuten – dann aber mit voller Konzentration.

Wer aus seinem Thema herausgerissen wird, braucht länger, da er sich immer wieder neu in die Materie hineindenken muss. Zusätzlich läuft er eher Gefahr, dabei Fehler zu machen, da die Konzentration leidet. Schon länger ist bekannt, dass Multitasking nicht das Gelbe vom Ei ist, weil man damit weder die eine noch die andere Aufgabe zu 100 Prozent konzentriert erledigen kann.

Vorsicht im Großraumbüro

Besonders schwer ist für einige, in einem Großraumbüro konsequent am Ball, sprich bei ihrer gegenwärtigen Aufgabe, zu bleiben und diese konzentriert abzuarbeiten. Sie sollten die Gelegenheit nutzen können, sich einmal für eine oder zwei Stunden mit Ihrem Laptop in ein Besprechungszimmer zurückzuziehen. Danach ist eine Pause angesagt, Fenster auf, tief durchatmen, den Körper lockern und den Kopf frei bekommen für ein paar Minuten. Schließlich sind wir keine Duracell-Häschen. Hektisch durchpowern ist nicht effizient.

In der Ruhe liegt die Kraft, aber auch in einem klar strukturierten Ablagesystem. Warum kostbare Zeit vergeuden, wenn sich Dokumente auch innerhalb einer Minute finden lassen. Aber wie? Die unübersichtlichen Ablage-Körbchen abschaffen und eine einzige Ablageschale je Mitarbeiter einführen. In diesem Posteingang landet alles, was an Papier eintrudelt. Terminsachen wandern in Wiedervorlagemappen, abgeschlossene Projekte in den entsprechenden Ablageordner. Eine farbliche Zuordnung der Ablageordner zu einzelnen Abteilungen erleichtert den Mitarbeitern das Auffinden der Unterlagen. Effizienz schont die Nerven.