„Planen und Bauen – das war für uns beide Neuland“

Stuttgart . „Ich hatte noch nie ein so großes Projekt mit so wenig Problemen“, sagte Sonja Widmann. „Es war tatsächlich eine Punktlandung“, berichtete die Bauamtsleiterin von Hemmingen . Sie begleitete das Vergabeverfahren für die Sanierung und Erweiterung der Glemstalschule in Hemmingen und zog bei dem Treffen der Regionalgruppe des Deutschen Vergabenetzwerks (DVNW) eine positive Bilanz. Das Projekt mit einem Volumen von 30 Millionen Euro sei nicht nur im Kostenrahmen geblieben, sondern auch termingerecht umgesetzt worden.

Planen und Bauen gemeinsam vergeben

Zum Projekterfolg habe maßgeblich beigetragen, dass Planungs- und Bauleistungen gemeinsam vergeben wurden, sagte Widmann. „Anders als bei einer klassischen Losvergabe wurden nicht zunächst detaillierte Planungen erstellt und anschließend einzelne Gewerke ausgeschrieben. Stattdessen haben wir die Anforderungen funktional ausgeschrieben“, ergänzte Marcus Müller, Sachgebietsleiter Bautechnik in Schwieberdingen . Der Auftragnehmer werde damit bereits in einer frühen Phase eingebunden und könne auf Basis einer funktional beschriebenen Aufgabe eigene Lösungen entwickeln, erklärte Rechtsanwalt Karsten Kayser von Menold Bezler, der das Verfahren begleitete. Dadurch lasse sich die Abweichung von der klassischen Losvergabe rechtlich gut begründen.

„Planen und Bauen war für uns beide Neuland“, räumte Marcus Müller ein. Die Vorbereitung des Teilnahmewettbewerbs habe zwar erheblichen Aufwand verursacht. In der Ausführung habe sich das Verfahren jedoch als deutlich einfacher erwiesen als herkömmliche Gewerkeausschreibungen.

Besondere Dokumentationspflichten bei Direktvergaben

Ein weiteres Thema des DVNW-Treffens, zu dem die beiden Vorsitzenden der Regionalgruppe Stuttgart, Martin Ott von Menold Bezler und Dana Reinhardt vom Staatsanzeiger eingeladen hatten, war die Dokumentation von Vergabeverfahren. Corina Jürschik-Grau, Fachanwältin für Vergaberecht und Partnerin der Stuttgarter Wirtschaftskanzlei Oppenländer, ging dabei auf die besonderen Dokumentationspflichten bei Direktvergaben ein. Da solche Verfahren den Wettbewerb besonders stark einschränkten, seien die Anforderungen an die Begründung entsprechend hoch, sagte sie. Aus der Dokumentation müsse klar hervorgehen, warum sich der Auftraggeber für eine Direktvergabe entschieden habe und welche Erwägungen der Entscheidung zugrunde lagen.

Kritisch bewertete Jürschik-Grau den Entwurf zur Novelle der UVgO. Zwar enthalte dieser nun ausführlichere Vorgaben zur Dokumentation. Doch künftig müsse diese „in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragswert stehen“. Das schaffe Unsicherheit. „Man hat damit das Risiko mangelhafter Dokumentation den Vergabestellen ins Nest gelegt.“ Juristen würden raten, lieber auf Nummer sicher zu gehen. Dann aber sei man wieder da, wo man bereits zuvor war: eine echte Erleichterung sei das nicht.

Jürschik-Grau riet, eine bereits erstellte, gute Dokumentation, als Muster für nachfolgende Verfahren zu nutzen. „Die Mindestanforderungen aus Paragraf 8 Absatz 1 VgV sind bei der Dokumentation unbedingt abzubilden“, forderte sie. Die Vergabekammer prüfe, ob diese erfüllt seien.

Ludwigsburg setzt auf zirkuläre Beschaffung von Möbeln

Wie die Stadt Ludwigsburg aktuell ihre Büromöbelbeschaffung umstellt, erläuterte Lars Keller, Leiter der Zentralen Beschaffung und Vergabe. Dabei seien rund 900 Arbeitsplätze an zwölf Standorten, das Ziel der Klimaneutralität und eine digitale Beschaffung unter einen Hut zu bringen. Künftig gehe es um eine zirkuläre Beschaffung, sagte Keller. Dabei verstehe man den Möbelbestand künftig als Ressourcen, die flexibel zwischen Standorten eingesetzt würden. Dafür werde der Bestand erfasst, um freie Kapazitäten sichtbar zu machen und Wiederverwendung zu erleichtern.

Keller sprach von einem „Kaskadenprinzip“. „Erst wenn kein passendes Mobiliar aus dem Bestand verfügbar ist, sollen vorrangig Gebrauchtmöbel und erst danach neue Produkte beschafft werden.“ Für Gebraucht- und Refurbished-Ware müsse man funktionale Kriterien in Vergabeverfahren zulassen, so Keller. Mit dem neuen System verspreche man sich erheblic he Kosten- und Ressourceneinsparungen und einen messbaren Beitrag zur Klimaneutralität.