Ausschreibungen: Risiken bei Nachforderung von Unterlagen vermeiden

Freiburg . Die Vergabestelle verlangt, dass die Bieter einen Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Sachschäden von fünf Millionen Euro erbringen, ersatzweise kann eine Versicherungsbestätigung für den Auftragsfall eingereicht werden, dass ein entsprechender Versicherungsschutz gewährt wird. Der Bieter legt einen Versicherungsschein über drei Millionen Euro Versicherungssumme vor, die ebenfalls beigefügte Versicherungsbestätigung beinhaltet die Aussage, dass bei Auftragserteilung unter der Bedingung der Einigung über die Versicherungsprämie ein entsprechender Versicherungsschutz gewährt werden könne. Die Vergabestelle will nachfordern.

Vergabestellen stehen immer wieder vor dem Problem, dass eingereichte Teilnahmeanträge oder Angebote nicht alle Informationen enthalten, um eine Entscheidung über das weitere Vorgehen treffen zu können. Unsicherheiten entstehen aber immer dann, wenn zwar Unterlagen und Erklärungen abgegeben worden sind, diese aber inhaltlich fehlerhaft sind.

Nach Paragraf 56 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) sind die eingegangenen Unterlagen unter anderem auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit zu prüfen. Auf Basis des Paragrafen 56 Abs. 2 VgV können insbesondere fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachgefordert werden. Dazu gehören beispielsweise Eigenerklärungen, Referenzen oder Bescheinigungen. Auch bestimmte leistungsbezogene Unterlagen dürfen nachgefordert werden, sofern dadurch das Angebot nicht inhaltlich verändert wird.

Unterlagen, die nicht nachforderbar sind

Nicht nachforderbar sind dagegen Unterlagen, die unmittelbar die Angebotswertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Das gilt auch für solche Unterlagen, die der Auswahlentscheidung im Rahmen des Paragrafen 51 VgV dienen. Kurz gesagt: Die Nachforderung darf nicht dazu führen, dass der Bieter seine Position im Vergabeverfahren verbessert. Aber auch der Nachforderung sind Grenzen gesetzt. Die Schwierigkeit besteht hier darin, die Grenzen zu erkennen, denn der Wortlaut („fehlerhaft“, „vervollständigen“, „korrigieren“) des Paragrafen 56 Abs. 2 VgV legt hier möglicherweise eine falsche Fährte. Sie suggeriert einen weiten Spielraum.

Die Rechtsprechung hat „fehlerhaft“ im Sinne von „offensichtlicher Unrichtigkeit“ definiert und meint damit sachliche Fehler, wie z.B. offensichtliche Zahlendreher. Eine inhaltliche Fehlerhaftigkeit sei von Paragraf 56 Abs. 2 VgV nicht erfasst. Das folgt letztlich auch aus Paragraf 56 Abs. 2 VgV, wonach die Nachforderung nicht zu einer Änderung des Angebots führen darf. Eine inhaltliche Änderung führt aber genau dazu.

Somit ist die Korrektur von vorliegenden Unterlagen, die inhaltlich falsch sind, nicht möglich. Das bedeutet, dass zwar vollständig fehlende Referenzen nachgefordert werden können, liegen die Referenzen tatsächlich vor und sind diese aber inhaltlich nicht ausreichend, scheidet eine Nachforderung aus. Entsprechendes gilt für geforderte Versicherungsnachweise oder Zertifizierungen. Genügen diese nicht den inhaltlichen Anforderungen, ist der Ausschluss zwingend.

Auch die ab 1. Juli 2026 geltende Neufassung des Paragrafen 56 Abs. 2 VgV ändert daran nichts. Die Regelung unterscheidet zwar nunmehr nicht mehr zwischen unternehmens- und leistungsbezogenen Unterlagen und erlaubt nach ihrem Wortlaut unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Das bedeutet aber nicht, dass dem Begriff „fehlerhafte Unterlagen“ eine neue Bedeutung beigemessen wird.

Im Ausgangsfall ist daher eine Nachforderung ausgeschlossen. Es liegen keine fehlerhaften Erklärungen vor, die Erklärungen sind inhaltlich unrichtig. Zum einen reicht die nachgewiesene Versicherungssumme nicht aus und zum anderen liegt keine unbedingte Versicherungsbestätigung für den Auftragsfall vor. Das Angebot ist daher – zwingend – auszuschließen.

Vergabestelle kann Risiko bei Ausschlüssen reduzieren

Wäre unklar, ob die Annahme einer inhaltlichen Unrichtigkeit so zutreffend ist, muss die Vergabestelle vor dem Ausschluss die Angaben im Rahmen des Zulässigen noch aufklären. Die Vergabestelle kann solche misslichen Ausschlüsse nicht verhindern, das Risiko dafür aber reduzieren, indem sie im Vorfeld der Ausschreibung die Anforderungen an die einzureichenden Unterlagen klar beschreibt und auch verständlich auf die Folgen inhaltlicher Unrichtigkeiten verweist.

Vier Tipps an Vergabestellen

1. Benennen Sie bereits bei der Erstellung der Vergabeunterlagen, ob und mit welchen Anforderungen Unterlagen gefordert werden.

2. Ist unklar, ob die eingereichte Unterlage inhaltlich falsch ist oder nur eine formelle Unrichtigkeit vorliegt, ist aufzuklären.

3. Transparenz und Gleichbehandlung: Einzelne Bieter dürfen weder bevorzugt noch benachteiligt werden, der Umgang muss für alle Bieter gleich erfolgen.

4. Warum wurde nicht nachgefordert? Eine saubere Dokumentation erleichtert die spätere Nachvollziehbarkeit.

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