„Wir profitieren sehr von dieser Vernetzung“

Stuttgart . Wie gehe ich als öffentlicher Auftraggeber mit Preissteigerungen infolge des Irak-Kriegs um? Rentiert sich der Kauf von Arbeitsschutzkleidung oder ist es besser, sie zu mieten? Und wie vergeben Städte wiederkehrende Hoch‑ und Tiefbauarbeiten über Jahresarbeitsverträge, ohne sich im Vergaberecht zu verheddern?

Fragen wie diese diskutierten die Experten aus Vergabestellen der Mitgliedsstädte des Städtetags in Sindelfingen . Schwerpunkt auf dem neunten Treffen war die Vergabe von Planungsleistungen, ein „Dauerthema“ für viele öffentliche Auftraggeber. Denn der Aufwand für Planungsverfahren hat mit der Anpassung der Auftragswertschätzung in der Vergabeverordnung seit Mitte 2023 deutlich zugenommen. Die Stadt Sindelfingen als Gastgeberin stellte ihre Vergabeplattform für Direktvergaben vor, über die sie kleinere Aufträge für Liefer- und Dienstleistungen digital an Unternehmen vergibt.

Wachsende Komplexität im Vergaberecht

„Der Bedarf, sich unter Vergabeverantwortlichen zu vernetzen wächst“, sagt Daniel Rapp, der als Referent beim Städtetag Baden-Württemberg die Arbeitsgemeinschaft Vergabewesen betreut. Das liege an der Komplexität des Vergaberechts. Die nehme durch neue Anforderungen von EU und Bund stetig zu. Die Fragestellungen, die diskutiert werden, kommen direkt aus den teilnehmenden Kommunen, erklärt Rapp. Mit dem Format richtet sich der Städtetag an Mitgliedsstädte ab 40 000 Einwohner. Ziel ist, ein landesweites Netzwerk unter den Vergabestellen aufzubauen.

„Wir profitieren sehr von dieser Vernetzung“, sagt Lars Keller, der als einer der beiden Vorsitzenden die AG betreut. Keller leitet die zentrale Beschaffung und Vergabe der Stadt Ludwigsburg und schätzt den „offenen Austausch“ – auch über die Treffen hinaus. „Im Nachklapp, aber auch wenn wir Fragen in unserer Arbeitspraxis haben, wissen wir, an wen wir uns wenden können – ohne mühsam auf städtischen Seiten zu recherchieren.“

Als der gelernte Betriebswirt vor mehr als zehn Jahre in die Vergabewelt kam, habe es ihn verwundert, „dass es zwar ein einheitliches Recht gebe, aber jede Kommune, jeder Landkreis für sich allein schaue, wie er sein Vergabewesen organisiere. „Obwohl wir so viele Themen gemeinsam haben – macht es jeder anders“, sagt er. Dadurch gehe „viel Arbeitszeit, viel Hirnschmalz“ verloren, wo es doch viele Lösungen bereits gebe.

Seit über 20 Jahren beschäftigt sich Kerstin Achoura mit dem Thema Vergabe. Zusammen mit Lars Keller leitet sie die Arbeitsgemeinschaft. Seit 2012 ist sie bei der Stadt Mannheim für die Geschäftsstelle Vergabekommission und Grundsatzangelegenheiten zuständig. „Die Vernetzung in der AG Vergabewesen funktioniert sehr gut“, sagt die Betriebswirtschaftlerin. Das sei wertvoll, gerade in Zeiten stetiger Veränderungen. „Allein, wenn man sich die letzten Jahre anschaut, sieht man, wie dynamisch das Vergaberecht ist – mitunter getrieben durch durch die vielen Krisen.“

Vergabestellen müssen Änderungen kurzfristig umzusetzen

Die Änderungen müssten die Vergabestellen oft kurzfristig umzusetzen. „Das klingt auf dem Papier meist einfach – mal eben die Wertgrenzen hochsetzen – aber was das in der Organisation für einen Rattenschwanz nach sich zieht, sieht man oft nicht“, sagt Achoura. Es sei beruhigend zu sehen, dass andere Kolleginnen und Kollegen auch nur mit Wasser kochen und die gleichen Probleme hätten. Achoura schätzt die unterschiedlichen Sichtweisen, die auf den Treffen zusammenkommen. „Man bekommt dadurch neue Ideen, wie man etwas lösen kann.“

Der Austausch führt gelegentlich auch zu Kooperationen. „Wir wurden als Stadt Ludwigsburg gebeten, unser digitales Einkaufs‑ und Beschaffungsportal vorzustellen, in das ein virtuelles Warenhaus integriert ist“, berichtet Keller. Das habe dazu geführt, dass man nun mit Tübingen und Reutlingen, die die gleiche technische Plattform nutzen, in einem Projekt zusammenarbeite.

Der Städtetag zählt 208 Vergabestellen unter seinen Mitgliedsstädten. „Wir wünschen uns, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Vorkenntnisse zum Vergaberecht mitbringen“, sagt Sebastian Ritter, der als Dezernent beim Städtetag für das Vergabewesen zuständig ist. Man wolle mit der AG Vergabewesen keine Einstiegsschulung zum Vergaberecht anbieten, sondern den echten Austausch ermöglichen.

„Sehr wertvoll“ aus Sicht von Ritter ist, dass die Treffen die Chance bieten „mal ins Unreine“ zu denken: „Nach dem Motto: Wir haben eine Verfahrensweise etabliert – aber ist unser Vorgehen auch richtig? Und das, ohne gleich eine Rüge der Rechtsaufsichtsbehörde befürchten zu müssen.“