Tickets und Online-Anträge gegen den Behördenstau

Stuttgart. Hohe Fluktuation, ständig neue Gesetze und Vorgaben, viele unerledigte Anträge: Einige Ausländerbehörden arbeiten seit Langem am Limit. Vielerorts haben die Kommunen die Abläufe deshalb neu strukturiert. Digitale Lösungen sind dabei ein wichtiger Baustein, um die Lage zu verbessern.

Die Stadt Tübingen hat 2023 ein Ticketsystem eingeführt. Ein Ticket bekommt, wer einen Antrag stellt, sei es auf Duldung, Familienzusammenführung, im Asylverfahren oder für sonstige Aufenthaltsrechte. „Wir können über das Ticketsystem Fälle besser priorisieren“, erklärt Nadine Knodel, die den Fachbereich Bürgerdienste, Sicherheit und Ordnung leitet. Davon profitierten besonders Kunden, die mit einer eiligen Sache wie dringendem Reisebedarf kommen. Führungskräfte können das System auch als Steuerungsinstrument nutzen und zum Beispiel Vorgänge auswerten, was Grundlage für strategische Maßnahmen sein kann.

Neu in der Tübinger Ausländerbehörde ist das Online-Antragsverfahren. Anträge können auf acht Sprachen ins Verfahren integriert und auch an das Ausländerzentralregister übermittelt werden. So können andere Behörden diese Informationen abrufen. „Das Verfahren funktioniert in der Regel gut und effizient“, berichtet Knodel. Vor einigen Wochen habe es einen längeren technischen Ausfall gegeben, währenddessen seien Anträge nicht zugestellt worden.

Testen von KI-Tools bringt einen hohen Aufwand mit sich

Grundsätzlich sei die Digitalisierung von Abläufen sehr hilfreich, weil Arbeitsschritte dadurch automatisiert werden können, so Knodel. Das verkürze die Bearbeitungsdauer, was wiederum die Beratungsqualität steigert. „Die konkrete Umsetzung stellt uns aber auch immer wieder vor Herausforderungen. So müssen einzelne PDF-Dateien bei den Online-Anträgen mühsam von den Beschäftigten heruntergeladen werden“, bemängelt Knodel.

Die Kommune stoße immer wieder an die Grenzen der Digitalisierung. „Sinnvoll wäre ein bundes- oder zumindest landesweit einheitliches System mit einem Kundenkonto, in dem Kundinnen und Kunden automatisch auf den Bearbeitungsstatus hingewiesen werden können.“

Beim Thema Künstliche Intelligenz ist die Fachbereichsleiterin vorsichtig optimistisch. KI biete viele Chancen. „Allerdings müssen wir in diesem Bereich erst Erfahrungen sammeln, und es gibt bisher nur wenige getestete Prozesse.“ Das Testen von KI-Tools bringt zunächst einen hohen Aufwand mit sich, wobei nicht immer die erhofften Erfolge erzielt werden können.

Die hohe Fluktuation von Mitarbeitenden konnte Tübingen stoppen. Derzeit sind fast alle Stellen besetzt: Weil sie schnell ausgeschrieben wurden, wegen junger und motivierter Mitarbeiter, und weil die Einarbeitung und Arbeitsabläufe optimiert wurden.

Mangel an Fachkräften und hohe Personalfluktuation in Stuttgart

Auch die Landeshauptstadt hat die Ausländerbehörde ins digitale Zeitalter gehoben. Dort war es im Jahr 2023 zu langen Warteschlangen gekommen, was landesweit für Schlagzeilen sorgte. Fortschritte verkündete die Leiterin des Amts für öffentliche Ordnung, Susanne Scherz, Ende Mai im Internationalen Ausschuss. Zahlreiche angestoßene Maßnahmen würden sukzessive wirksam. Auch hier gibt es ein neues Online-Antragsmanagement. Außerdem seien die Online-Terminvergabe für Notfälle und die Online-Terminvereinbarung inzwischen etabliert. Weitere Maßnahmen wie die Einführung einer eAkte oder Verbesserungen in der Gebäudesituation werden parallel vorangetrieben, so Scherz.

Dennoch bleibt der Mangel an Fachkräften sowie die hohe Personalfluktuation eine große Herausforderung. „Ziel unserer Bemühungen ist ein kundenfreundlicher und stabiler Service“, so Scherz.

Die Stadt Stuttgart gehe bei der Personalgewinnung neue Wege. „So wollen wir den Quereinstieg aus anderen Berufsgruppen in die Welt der öffentlichen Verwaltung weiter erleichtern“, berichtete Scherz im Internationalen Ausschuss.

Der KI-Führerschein

Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet der EU AI Act (Art. 4) alle Behörden, Mitarbeitende im Umgang mit KI-Systemen zu schulen – und das nachweislich. Der KI-Führerschein für den öffentlichen Dienst der Staatsanzeiger Akademie bietet genau das: eine praxistaugliche und rechtssichere Schulung in drei Modulen. Weitere Informationen finden Sie hier.