Wie steht es um die E-Akte in der Verwaltung?

Ludwigsburg. Die Bundesregierung will schrittweise eine durchgängig elektronische Verwaltung etablieren. Verschiedene Gesetzesvorhaben, zum Beispiel das im August 2013 beschlossene E-Government-Gesetz oder auch das Onlinezugangsgesetz, sollen die Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen voranbringen.

Ein wichtiger Baustein davon ist die E-Akte. Wie steht es darum? Im Sommer gab es zunehmende Kritik aus den Behörden der Berliner Verwaltung. Die Schnittstellen zu anderen Programmen funktionierten nicht, es entstünden großer Mehraufwand für die Mitarbeitenden und hohe Kosten, so die Bezirksbürgermeisterin Stefanie Remlinger. Der Berliner Bezirk „Mitte“ untersagte den Ämtern sogar kurzfristig die Nutzung der E-Akte-Software.

Beschäftigte kritisieren den zeitlichen Mehraufwand

Doch wie läuft es in Baden-Württemberg? In Biberach hat die Einführung der E-Akte für die allgemeine Schriftgutverwaltung im März begonnen, bestätigte Annika Angele von der Geschäftsstelle DMS und Digitalisierung der Stadt Biberach.

Zu Beginn wurden dort erstmals vorbereitende Entscheidungen in Bezug auf Aufbewahrungsfristen der Dokumente, Registervorlagen und Objekte getroffen. Für die Mitarbeitenden der Ämter gab es Schulungen, um mit der Aktenstruktur vertraut zu werden, führt Angele fort. Der zeitliche Mehraufwand bei der Umstellung wird mitunter kritisiert, doch die Mitarbeitenden erkennen die Notwendigkeit der Digitalisierung sowie der Führung von elektronischen Akten.

Prozessoptimierung und Personalmangel sind Hauptschwierigkeiten

Die Schwierigkeiten bei bisher zufriedenstellender Einführung liegen vor allem in der Prozessoptimierung, der knappen Personalkapazität und vereinzelt auch in technischen Herausforderungen. Vom Bundesinnenministerium gab es Konzepte und Informationen zur Orientierungshilfe bei der Einführung. Ebenso gibt Angele an, dass die Einführung der E-Akte bereits in drei Organisationseinheiten erfolgreich abgeschlossen wurde. Die Einführung der E-Akte in den Verwaltungen schreitet voran – schleppend zwar, findet sie langsam in der Verwaltung ihren Platz.