Weniger Nachweispflichten sollen im Kampf gegen Bürokratie helfen

Stuttgart. Das Jahr beginnt für die Rathäuser mit einer Verwaltungsvereinfachung. Das Land hat Nachweispflichten gelockert, mit denen Kommunen die Verwendung von Fördermitteln dokumentieren. Früher musste etwa die Ulmer Stadtverwaltung je nach Programm Ausgaben unterschiedlich darlegen, sodass sich die Mitarbeiter jeweils neu in die Vorgaben reinfuchsen mussten, schildert ein Rathaussprecher.

Vorgaben, Bescheinigungen, Zertifikate

Dort graute den Beamten vor der Nachweispflicht bei bestimmten Programmen, etwa beim Digitalpakt: Kurzbeschreibung der Maßnahmen, förderfähige Kosten aufgeschlüsselt nach Kostenarten, nicht förderfähige Kosten, Eigenmittel, Drittmittel, Landeszuwendung, zehn Bestätigungen über die Richtigkeit des Inhalts des Verwendungsnachweises, ein ausführlicher Sachbericht, der Medienentwicklungsplan der Schule sowie ein Freigabezertifikat des Landesmedienzentrums – solche Bürokratieorgien sollen der Vergangenheit angehören.

Das Stuttgarter Finanzministerium wollte den strengen Prüfungsrahmen lockern. Nicht mehr alle genehmigten Förderungen an Kommunen sollten die Beamten nachrechnen, sondern nur noch eine Stichprobe von 25 Prozent. Mittlerweile legt sich das Ministerium auf eine Quote von fünf Prozent fest.

Drei Prüfstufen sollen die Richtigkeit belegen

Diese Regelung ist das Ergebnis einer „Drei-Level-Compliance“, die je nach Förderung unterschiedlich ausfällt. Grundsätzlich haben die Kommunen nach dem Vier-Augen-Prinzip selbst die regelgerechte Verwendung der Mittel zu überprüfen. Das ist das Level eins. Das Ministerium setzt als Level zwei Stichproben an. Fünf Prozent der Förderanträge werden so nochmals genauer geprüft. Grundlage ist eine kurze Auflistung der Verwendung, Daten für die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und die Bestätigung, dass man um die Belegvorhaltepflicht wisse, das reiche bei der Festbetragsförderung aus, der Standard-Förderung im Land, so das Ministerium.

Selbst wo kein fixer Betrag gegeben wird, bei prozentualer Förderung oder beim Ausgleich eines Defizits, soll es Vereinfachungen geben. Das Ministerium verlangt hier den Nachweis über die Bewilligung sowie eine Abrechnung der erhaltenen Zahlungen und Gesamtausgaben des Projekts. Dies sei mit den gängigen Abrechnungssystemen einfach zu ermitteln. Schließlich kann der Landesrechnungshof als dritte Stufe die Verwendung prüfen.

Nicht restlos zufrieden

Die Folge aus der Stichprobenregel gibt der Ulmer Stadtverwaltung Anlass zur Kritik. Trotz des geringen Aufwands bei der Dokumentation müssen alle Belege greifbar sein. Vereinheitlichte Formulare oder noch geringere Dokumentationspflichten bei Antragsangaben, die alle eingehalten wurden, wären weitere Punkte zur Verbesserung. Auch das Ministerium selbst ist für Erweiterungen offen, etwa für vereinfachte Nachweise bei der Förderung von Privaten.

Der Sinneswandel im Ministerium, etwa 13,8 Prozent des Haushaltsvolumens von rund 135 Milliarden Euro im Doppelhaushalt 2025/2026 so einfacher abzuwickeln, kam nicht von ungefähr. Mitten in die interne Diskussion platzte der Antrag des Städtetags, für seine 205 Mitgliedskommunen auf Verwendungsnachweise von Fördermitteln zu verzichten. Die Organisation ist dank des neuen Regelungsbefreiungsgesetzes antragsberechtigt.

Begeisterung beim Städtetagspräsident

Statt das Gesetz zu bemühen, das per Ausnahme die Entbehrlichkeit von Regelungen belegen will, hat das Ministerium gleich die Erleichterung für alle Kommunen zum Standard erhoben. Das begeistert Städtetagspräsident Frank Mentrup: „Das ist ein Game Changer: weniger Komplexität, mehr Geschwindigkeit, weniger Frustration“, sagte der Karlsruher SPD-Oberbürgermeister im Staatsanzeiger-Interview. Nicht ganz so euphorisch ist man in Ulm. Das neue Regelwerk erleichtere die Arbeit in der Kommune wie im Ministerium und lasse die Hoffnung wachsen, schneller an die Mittel zu kommen – ein Effekt, den man für bare Münze nehmen darf.

Antrag mit Folgen

Im Oktober hat der Städtetag für seine 205 Mitglieder nach dem Regelungsbefreiungsgesetz den Dispens von Verwendungsnachweisen beantragt. Zwar wären so weniger als ein Fünftel der 1101 Kommunen des Landes betroffen, allerdings indirekt rund 6,6 Millionen Menschen, die in Mitgliedskommunen des Städtetags leben. Die Frage, ob das bei gut 11,2 Millionen Baden-Württembergern noch unter „Erprobung“ fällt, braucht nicht beantwortet zu werden. Statt der Probe gilt nun die Regel, und zwar für alle Kommunen. Diese Frage habe beim Finanzministerium keine Rolle gespielt, heißt es dort.