Abwicklung von Beschaffungen am Beispiel des Feuerwehrverbandes Enzkreis

LUDWIGSBURG. Prozessmanagement, Prozessmodellierung und Prozessoptimierung sind für private Unternehmen lange keine Fremdwörter mehr. Geschäftsprozesse werden von großen Unternehmen regelmäßig kritisch hinterfragt und optimiert, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch wie sieht das bei der Freiwilligen Feuerwehr – der meist größten gemeindlichen Einrichtung – aus?

Themen wie der demografische Wandel, die Digitalisierung oder wachsender Kostendruck sind auch für die öffentliche Verwaltung von Bedeutung. Um diesen Herausforderungen Stand halten zu können, ist es auch für die Feuerwehr eine Notwendigkeit, die eigenen Prozesse auf die genannten Kriterien zu überprüfen.

In dieser Bachelorarbeit geht es um den Beschaffungsprozess der Feuerwehren im Enzkreis. Der Schwerpunkt der Arbeit liegt dabei auf der Zentralisierung der Abläufe, denn Beschaffungen werden bisher vielerorts dezentral abgewickelt.

Zentralisierungen entlasten einzelne Feuerwehren

Bei zentralen Beschaffungen werden die Bedarfe mehrerer Feuerwehren gebündelt und von einer
gemeinsamen Stelle beschafft. Diese Verlagerung der Aufgaben entlastet die einzelnen Feuerwehren. Zudem können Kosten durch Mengenrabatte eingespart werden und durch die Beschaffung von einheitlicher Ausstattung ergeben sich strategische Vorteile bei überörtlichen Einsätzen.

Wird die Durchführung von Beschaffungen an einer Stelle gebündelt, steigt dadurch die Routine bei diesen Aufgaben. Das hat zur Folge, dass Ausschreibungen professioneller und vor allem rechtssicherer verlaufen können.

Mit der Modellierung eines zentralen Beschaffungsprozesses liefert die Arbeit eine Abgrenzung der Arbeitsschritte und Zuständigkeiten bei Beschaffungen der Feuerwehr. Das Modell zeigt eine von zahlreichen Möglichkeiten auf, Beschaffungen gemeinsam zu organisieren.

Die Ergebnisse einer Online-Befragung an Feuerwehrkommandanten und mehrerer Interviews mit Vertretern von Landkreisen zeigen, wie die aktuelle Beschaffungssituation im Enzkreis ist und welche Schwerpunkte bei der Realisierung von zentralen Beschaffungen gesetzt werden sollten.

Auf Grundlage dieser Ergebnisse sollte der modellierte Beschaffungsprozess an die Interessen des Feuerwehrverbandes und der teilnehmenden Feuerwehren angepasst werden. Dabei könnte in Arbeitsgruppen oder Ausschüssen beispielsweise über die Zuständigkeiten, die einzelnen Aufgaben und über die Beschaffungsgegenstände diskutiert werden.